Les procédures de contrôle interne sont utilisées pour prévenir la fraude et sont vitales pour toute organisation bien gérée. De tels systèmes séparent les tâches entre les employés d'une organisation. Il est important de disposer de manuels de procédures de contrôle interne. Les employés les utilisent comme références lorsque des procédures ou des tâches sont en cause. Les informations contenues dans les manuels de procédures de contrôle interne varient d'une société à l'autre, mais la procédure pour en rédiger une est la même.
Rédigez un aperçu et une table des matières. La vue d'ensemble décrit brièvement la responsabilité fiscale, qui comprend les concepts et les composants du contrôle interne. La table des matières commence par la séparation des tâches. Les contenus qui suivent sont généralement les suivants: examens, rapprochements, approbations, actifs, décaissements, ressources humaines, achats et contacts.
Complétez la section Séparation des tâches. Décrivez les détails concernant la séparation des tâches pour des éléments tels que les employés qui reçoivent et enregistrent des paiements, par opposition au dépôt de paiements. Une autre séparation importante est que si un employé est un bénéficiaire, un autre employé effectue le contrôle.
Déterminez les procédures pour les deux prochaines sections, Examens et Réconciliations. Les revues sont des procédures mises en place pour effectuer régulièrement des enquêtes budgétaires, effectuer des contrôles ponctuels et enquêter sur des activités inhabituelles. La section Réconciliations contient des procédures telles que la comparaison d'ensembles de données pour garantir l'exactitude, l'analyse des différences et la prise de mesures. Cela inclut également la déclaration précise qu'un employé qui entre des transactions ne réconcilie aucun des comptes bancaires.
Remplissez les sections Approbations, Actifs et Distributions. La partie Approbations indique quels employés ont le pouvoir d'approuver les transactions. L'autorité n'est donnée qu'aux employés responsables ayant une connaissance détaillée de l'entreprise. La section Actifs répertorie tous les types d'actifs de l'organisation. Sous chaque catégorie d'actif, des procédures spécifiques sont décrites, détaillant la manière dont les actifs sont gérés et surveillés. La section Distributions détaille les politiques et procédures de la société en matière de distribution d’argent, y compris les chèques de paie.
Complétez le manuel en complétant les trois dernières sections: Ressources humaines, Achats et Contacts. La section Ressources humaines (RH) détaille les instructions destinées aux employés des RH concernant la manière dont les informations sur les employés sont traitées. La section Achats explique les procédures d’achat de la société. Enfin, la section Contacts répertorie les personnes de l'entreprise que les employés peuvent contacter lorsque des questions ou des problèmes surviennent.
