Dans sa forme la plus simple, le contrôle interne est la somme de tout ce que votre entreprise fait pour identifier et réduire les risques qui, selon le gouvernement des États-Unis.Small Business Administration, consomme souvent environ 5% du revenu annuel d’une entreprise. Bien que les entreprises de toutes tailles soient exposées à des risques de fraude, de vol et d’abus de leurs actifs, les petites entreprises dont les procédures de documentation sont inadéquates sont souvent plus vulnérables. Les procédures de documentation contribuent aux contrôles internes rigoureux et en font partie.
Responsabilité accrue
Alors que des procédures de documentation bien développées renforcent les contrôles internes préventifs et de détection, les procédures de documentation inadéquates sont la raison principale pour laquelle certaines entreprises ne découvrent pas que le vol ou la fraude se produisent avant qu’il ne soit trop tard, note le "Journal of Accountancy". Les procédures de documentation officielles fournissent des conseils pour la mise en œuvre des contrôles et renforcent la responsabilisation, car vos employés doivent prouver et vérifier, plutôt que simplement déclarer, qu'ils ont suivi ou effectué un contrôle interne.
Valeur de preuve
Les procédures de documentation créent des preuves traçables, indiquant notamment qui était impliqué dans une tâche ou une transaction financière et quand et comment elle a été impliquée. Vous pouvez créer des procédures telles que l’horodatage de la date et de l’heure et définir des règles de documentation à suivre par les employés. Les deux sont également importants pour la reconstruction des actions lors du suivi des transactions et la création de traces d'audit. Par exemple, les bordereaux de bons signés, les copies des chèques de réapprovisionnement de la petite caisse, les identifiants de connexion des employés et les horodatages indiquant la date et l’heure de l’ordinateur fournissent tous des preuves du suivi des audits.
Gestion des informations plus sécurisée
Les pièces jointes réelles ou numérisées, les notes de bas de page dans un rapport financier et le journal des modifications des transactions informatiques sont des exemples de procédures de documentation qui contribuent à renforcer les contrôles de gestion des informations. Tous sont utiles pour documenter les raisons de la correction ou de l'ajustement des documents commerciaux papier ou électroniques, ce qui vous aide en fin de compte à prévenir et à détecter la fraude et le vol des employés. Un cachet date-heure correspondant et une preuve d’approbation préalable, tels que les initiales du responsable du service, renforcent encore les contrôles de gestion de l’information.
Meilleur contrôle de la qualité
En plus de prévenir les fraudes internes et externes, les procédures de documentation des entrepôts et de la gestion des stocks peuvent prendre en charge les contrôles qualité. Celles-ci incluent l'obligation pour les employés d'entrepôt de compter, inspecter et documenter les marchandises entrantes et sortantes endommagées. Les procédures de prévention de la fraude et du vol qui contribuent à un contrôle interne efficace comprennent une règle de documentation qui oblige les employés à remplir, signer et soumettre une feuille de sélection pour chaque commande client sortante, ainsi que des procédures de marquage qui enregistrent et identifient les articles en stock, y compris les descriptions, les numéros de pièces, les unités de stock. mesure et quantités.
