Les justifications de source unique (SSJ) sont obligatoires dans la plupart des institutions où l’achat d’articles (fournitures, équipement, services, etc.) au-dessus d’un certain seuil monétaire nécessite une explication multifactorielle expliquant pourquoi ces éléments ne peuvent provenir que d’une seule source. Beaucoup trouvent l’écriture de SSJ fastidieuse et ne comprennent pas pourquoi l’explication selon laquelle il s’agit de l’article qu’ils veulent acheter suffit à justifier le fait qu’ils achètent. Toutefois, le service des achats doit avoir des raisons valables pour lesquelles ces articles ne peuvent pas être achetés dans le cadre d'un concours ouvert et complet, où tout fournisseur compétent peut enchérir sur le contrat. Bien que la plupart des institutions disposent de leurs propres modèles pour demander un SSJ approprié, cet article décrit les étapes de base à suivre pour justifier toutes ces demandes d'achat.
Intitulez le document de traitement de texte en tant que source unique, justification du numéro de commande spécifique, le cas échéant, et indiquez tous les numéros de police institutionnelle sur les raisons pour lesquelles un fournisseur unique est requis pour cette demande.
Décrivez les utilisations particulières de l'article. Indiquez précisément à quoi servira l’article et ce qu’il fera. Indiquez ici les numéros de projet et les titres pris en charge par le matériel en question.
Indiquez les caractéristiques distinctives de l’article et pourquoi il s’agit du seul qui satisfasse aux exigences. Cela peut inclure un ajout à un système existant ou le remplacement d'un système existant. Des droits d’auteur et des marques commerciales peuvent s’appliquer ici en fonction de la situation.
Expliquez ce qui se produirait si un autre article inégal était acheté à la place. Inclure tout retard de formation, modification des procédures opérationnelles standard, etc., qui coûterait à l'institution du temps, des fonds et l'achèvement global des projets.
Décrivez le travail effectué pour déterminer quels autres articles similaires sont proposés par d'autres fournisseurs et pourquoi ces articles ne satisferont pas les exigences énoncées dans les étapes précédentes. Cela peut devoir être explicite pour inclure: les noms de société, les informations de contact et, dans certains cas, des citations valides.
Indiquez le nom, le titre et les coordonnées du contact principal pour le SSJ (il ne doit pas nécessairement s'agir de la personne qui l'a écrit) et incluez une copie avec la commande.
Conseils
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Suivez toujours le modèle institutionnel suggéré pour un SSJ, le cas échéant, car c’est le moyen le plus sûr d’en obtenir un approuvé. Parlez à d'autres personnes qui ont écrit des SSJ et demandez à voir leurs exemples de soumissions réussies. De même, une fois votre soumission réussie, conservez ce document dans un endroit sûr et basez tous les documents à venir sur ce document. Il est évidemment important de fournir autant d'informations que possible sur les articles réquisitionnés. moins il faut consacrer de temps à l'achat pour revenir chez le concepteur du SSJ et lui poser des questions, moins il faudra de temps pour se procurer les articles.
Attention
Le processus d'achat devient de plus en plus strict et les SSJ deviennent de plus en plus compliqués et onéreux. Prenez ce processus au sérieux, respectez les procédures et espérez que tout ira pour le mieux.
