Il est souvent plus facile de demander aux magasins de donner des marchandises à votre cause que de les faire se séparer en espèces. Si vous avez une équipe énergique de bénévoles pour vous aider à rassembler les articles nécessaires à votre encan silencieux, à des prix de présence ou à des vêtements pour vos clients, vous devez les envoyer bien préparés pour leur tâche. Ils auront besoin d'informations d'identification, d'un script, d'une description de ce qu'ils recherchent et de documents pour la documentation des dons.
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Planifiez l’événement ou le programme pour lequel vous avez besoin de dons. Si votre collecte de fonds ou votre projet manque d'un ensemble d'objectifs et de stratégies d'action clairs, vos volontaires ne sauront pas ce que vous souhaitez. Ceci est particulièrement important lorsque vous collectez des biens plutôt que de l'argent. Vous ne pouvez pas obtenir le mauvais type d’argent, mais vous pouvez facilement vous retrouver avec des tonnes de dons que vous ne pouvez pas utiliser.
Fixer des objectifs pour le programme de collecte de dons. Sachez combien d’articles vous devez obtenir et décrivez clairement leur nature et leur utilisation. Il est très important que vos bénévoles comprennent comment vous prévoyez d’utiliser les dons pour pouvoir répondre aux questions des donateurs.
Contactez autant d’entreprises que vous pouvez obtenir des adresses et des noms de responsables. Envoyez une lettre expliquant les types de dons que vous recherchez et les informant qu’ils seront visités par un volontaire.
Écrivez un script simple à utiliser lorsque vous demandez le don. Répétez-le avec vos volontaires jusqu'à ce qu'ils soient à l'aise avec cela. Les volontaires ayant de l'expérience dans la vente s'approprieront le script. Les moins sûrs d’eux-mêmes ne seront au moins pas à court de mots lorsqu’ils approchent les propriétaires de magasins.
Recrutez des bénévoles qui aiment votre organisation et qui seront enthousiastes à l'idée de solliciter des articles pour votre événement ou votre programme. Cherchez particulièrement des personnes ayant des compétences démontrées en vente si vous pouvez les obtenir. Une personne qui aime ce genre de choses va faire deux fois plus en deux fois moins de temps.
Créez des références pour vos volontaires qui les identifient facilement aux propriétaires et aux gérants de magasins. Un badge ou une carte aide à dissiper les inquiétudes des donateurs potentiels qui peuvent se demander si vos volontaires sont légitimes.
Créez et imprimez des feuilles de journal des dons que les volontaires peuvent utiliser pour enregistrer les dons provenant de quelles entreprises, y compris les noms, adresses, numéros de téléphone et adresses électroniques des contacts. Ces informations aideront votre responsable de la comptabilité à générer des enregistrements et des reçus et à les ajouter à votre base de données de donateurs. Créez un simple formulaire de réception que le volontaire peut donner au magasin du donneur.
Approcher les donateurs
Visitez les magasins dans lesquels vous souhaitez solliciter des dons de vêtements et parlez directement au responsable. De nombreux gestionnaires ont le pouvoir de faire des dons de biens directement aux organisations à but non lucratif locales. S'ils ne le font pas, ils vous renverront au propriétaire ou, dans les plus grands magasins, à une personne habilitée à faire un tel don.
Demande ce que tu veux. Expliquez comment les objets seront utilisés. Si utilisé directement pour les participants au programme, expliquez pourquoi ils ont besoin de vêtements. S'il est utilisé comme un prix ou un objet de vente aux enchères, expliquez en quoi cet objet améliorera votre collecte de fonds et quel type de reconnaissance publique vous leur accorderez lors de l'événement.
Proposez une alternative si le responsable ou le propriétaire hésite à donner des biens. L'argent est toujours une alternative à un article donné et beaucoup se sentent plus à l'aise de faire ce genre de don.
Remplissez le journal des donneurs et le reçu avec précision. Emballez soigneusement l'article donné pour le transport. Ne laissez pas vos volontaires simplement mettre des dons de vêtements dans une voiture. Ils doivent toujours traiter les vêtements donnés avec soin pour éviter de les froisser ou de les tacher.
Demandez au donateur de vous référer à d'autres entreprises ou amis qui pourraient donner à votre cause. Parfois, le fait qu'un magasin de vêtements ait fait un don peut inciter un autre à égaler ou dépasser le don d'un concurrent. Parfois, le donneur demandera; c'est bien de leur dire ce que les autres ont donné. Assurez-vous que les volontaires livrent les articles donnés sur le site de stockage et remplissent complètement les journaux. N'oubliez pas de remercier vos bénévoles et de délivrer des certificats d'appréciation imprimés à la fin de la campagne. Reconnaître publiquement les efforts exceptionnels. Organisez ensuite une fête pour les volontaires afin de leur dire "Merci".
