Lorsque vous quittez un message vocal, il est important de vous représenter de manière professionnelle. Si vous voulez être pris au sérieux, vous devez savoir comment laisser un message correctement, que dire et comment mettre fin à votre message.
Comment laisser un message vocal
Vous êtes probablement en train de laisser un message demandant un rappel, alors la façon dont vous vous présentez au téléphone aura une incidence sur les chances de la personne de vous rappeler. Assurez-vous de savoir ce que vous allez dire avant même de téléphoner. Commencez par dire votre nom et celui de votre entreprise ou celle de laquelle vous appelez. Veillez à indiquer votre numéro de téléphone deux fois pour que le destinataire dispose du temps nécessaire pour l'écrire.
Si vous avez un nom unique, épelez-le lorsque vous donnez votre numéro de téléphone la première fois. Même si vous êtes nerveux, parlez lentement, comme si vous écriviez les informations. Parler vite peut dérouter la personne que vous essayez de contacter. Une boîte vocale ne devrait pas durer plus de 30 à 45 secondes. Allez droit au but de votre appel.
Pratiquez le professionnalisme lorsque vous mettez fin à un message téléphonique
Bien qu’il soit bon d’arriver à un message téléphonique, vous ne voulez jamais simplement dire votre nom, votre numéro et demander à la personne de rappeler. Il doit y avoir plus d'informations. Vous devez décrire brièvement pourquoi vous appelez. Après avoir laissé vos informations, vous pouvez indiquer à la personne à quelle heure vous serez disponible, mais également lui faire savoir qu'il peut appeler à sa convenance.
Laissez votre numéro à la fin du message pour demander un appel, mais mentionnez également que vous réessayerez demain. Rien ne montre plus de dévouement que d'essayer à nouveau.
Terminez toujours par une appréciation telle que dire merci. Une autre façon de mettre fin à l'appel est de lui dire que vous savez qu'il est occupé mais que vous apprécieriez un rappel. Quelle que soit la façon dont vous choisissez de mettre fin à votre messagerie vocale, veillez à sourire tout en le disant. Une bouche qui fronce les sourcils a un son différent de celui d'une bouche souriante. Les gens peuvent sentir si quelqu'un est heureux et souriant sur l'autre ligne, alors souriez si vous voulez plus de chances d'être rappelé.
Comment mettre fin à un message d'accueil de messagerie vocale
Lorsque vous configurez le message d'accueil de votre messagerie vocale pour votre message de messagerie vocale fermé au bureau, évitez les phrases trop souvent écoutées, telles que "Votre appel est important pour moi". Commencez votre message d'accueil en s'excusant d'avoir manqué leur appel, donnez un délai approximatif au moment où les appelants peuvent s'attendre à un rappel et à tout ce qui est important pour eux. Gardez votre message d'accueil bref et concis, afin que vos appelants soient plus susceptibles de laisser un message. Le message d'accueil moyen devrait être d'environ 25 secondes.
Voici un exemple de message d'accueil vocal: "Bonjour, vous avez atteint (nom de l'entreprise). Je suis désolé d'avoir manqué votre appel. Veuillez laisser votre nom et votre meilleur numéro de téléphone auquel vous pouvez être joint. Je vous contacterai dans les meilleurs délais. 24 heures. Merci."
