En tant qu'employeur, vous devez connaître les lois nationales et fédérales qui stipulent le type d'informations à conserver dans les dossiers du personnel. Certains des documents personnels requis incluent les coordonnées personnelles de l'employé, le statut professionnel, les informations de paie et les informations de performance.
Information d'emploi
Les informations sur l’emploi dans un fichier personnel se présentent généralement sous la forme d’une demande d’emploi ou de nouveaux documents administratifs relatifs à la location. Le dossier peut également inclure une copie de la lettre d’offre d’emploi envoyée à l’employé et un accusé de réception signé de l’employé reconnaissant qu’il a reçu une copie du manuel de l’employé de la société. Bien que le dossier du personnel d’un employé doive indiquer une date de naissance aux fins des prestations, il est illégal d’obtenir cette information afin de déterminer si elle doit être embauchée ou non.
Statut de travail
Le statut professionnel est la documentation légale prouvant que l'employé est capable de travailler aux États-Unis. En tant que preuve du statut professionnel, le dossier du personnel doit comporter une copie de la carte de sécurité sociale de l’employé. Si l'employé n'est pas un citoyen des États-Unis, un formulaire I-9 dûment rempli (l'équivalent d'un citoyen non américain comme un formulaire W-4), une copie du passeport de l'employé et une copie de son visa de travail doivent être inclus. dans le dossier personnel de l'employé.
Paie
Un autre élément principal d’un dossier personnel concerne la paie. Un employeur doit conserver un formulaire fiscal fédéral W-4 à jour. Outre le formulaire W-4, un dossier personnel peut également contenir des feuilles de temps pour les périodes de paie dans lesquelles l’employé travaille. Si l'employé a de l'argent légalement saisi de son salaire, l'ordonnance du tribunal ou une copie de la stipulation doit également figurer dans le dossier du personnel.
Information de performance
Les évaluations du rendement sont une autre partie intégrante du dossier du personnel. Celles-ci peuvent inclure des copies des objectifs professionnels de l’employé et des évaluations de performance rédigées par son superviseur ou son responsable. Le cas échéant, le dossier du personnel contient également les réprimandes ou avertissements que l’employé reçoit au cours de son séjour dans l’entreprise.
Informations fiscales de l'État
Si l'État dans lequel vous exploitez votre entreprise a des taxes d'État, vous devez alors conserver un formulaire W-4 pour les retenues à la source. Semblable au formulaire de déclaration de taxe fédérale W-4, le formulaire d’État doit être tenu à jour et conservé dans le dossier du personnel de l’employé en tant que fichier de sauvegarde pour permettre des retenues correctes sur le salaire de l’employé et en cas de vérification par l’IRS ou le agence fiscale de l'Etat.
