À partir du moment où un employeur établit son premier contact avec un employé éventuel jusqu'à la cessation de son emploi, il est important que les enregistrements écrits relatifs à l'employé soient conservés dans un dossier du personnel sous le nom de chaque employé. Ces dossiers d’emploi, s’ils sont correctement gérés, peuvent potentiellement protéger l’employeur de toute responsabilité future en matière d’emploi et de violations du droit du travail, telles que les licenciements abusifs ou la discrimination en matière d’emploi.
Articles dont vous aurez besoin
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Verrouillage des classeurs ou d'une pièce sécurisée à accès limité
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Dossiers de fichiers
Comprenez pourquoi vous devez conserver les dossiers du personnel de vos employés. Il s'agit du compte rendu de l'entreprise et de l'employé sur ce qui s'est passé sur le lieu de travail. Les dossiers conservés dans le dossier du personnel peuvent servir à protéger l’employeur lors de futures procédures judiciaires et à dissiper les malentendus qui pourraient survenir à propos de questions de politique générale, de salaires et d’avantages sociaux, de tâches et de responsabilités professionnelles, de mesures disciplinaires ou correctives et de griefs.
Alors, qu'est-ce qui devrait aller dans un dossier personnel des employés? Les documents et enregistrements suivants doivent être conservés par les professionnels des ressources humaines, ou les gestionnaires, de chaque employé. Description de l'emploi Demande d'emploi Offre d'emploi Formulaire IRS W-4 Réception du manuel de l'employé (il est souvent conseillé de conserver une copie du manuel lui-même, en particulier lorsqu'il est sujet à des modifications ponctuelles. Ainsi, tout le monde sait quelle est la durée du manuel que l'employé a signé.) Toute évaluation de performance donnée Formulaires d'inscription aux avantages sociaux Prix Plaintes et compliments reçus à propos de l'employé Actions disciplinaires ou avertissements * Enregistrements de présence Il est recommandé que chaque type d'enregistrement ait son propre onglet.
Les dossiers médicaux et les formulaires d'immigration doivent être conservés dans des dossiers séparés. Étant donné que vous ne pouvez pas prendre de décisions d’emploi fondées sur le statut d’immigration d’une personne, en supposant que celle-ci ait le droit de travailler aux États-Unis et que le gouvernement fédéral ait le droit de revoir le I-9, il est probablement préférable de le séparer. En outre, en ce qui concerne les dossiers médicaux, la loi sur les Américains handicapés (ADA) contient des règles très strictes en matière de confidentialité et d'accès aux dossiers médicaux post-offre. Il est donc nécessaire de les conserver dans un dossier séparé avec un nombre limité de dossiers. accès. L'ADA limite la divulgation des informations contenues dans ces enregistrements aux superviseurs, dans la mesure où l'employé a les limitations nécessaires dans l'exercice de ses fonctions ou a besoin d'une adaptation. secouristes en cas de soins médicaux d'urgence; et des représentants du gouvernement et des assurances dans des circonstances limitées.
Il est important que les informations incorrectes figurant dans le dossier personnel d'un employé soient corrigées immédiatement après notification par l'entreprise que ces informations sont incorrectes.
Les dossiers personnels des employés doivent être verrouillés et accessibles uniquement aux personnes qui ont une entreprise légitime doivent avoir accès au fichier. Un responsable ou un superviseur de première ligne peut avoir besoin d'un accès pour prendre des décisions concernant des promotions et des mesures disciplinaires. Si une personne sans activité professionnelle légitime a besoin d'accéder au fichier, elle doit disposer d'une assignation à comparaître valide. Sinon, le droit à la vie privée de l'employé pourrait être violé.
En général, la loi ne vous oblige pas à divulguer à un employé le contenu de son dossier personnel sans une demande appropriée de l'employé. Cependant, il est probablement préférable de tenir les employés informés de ce qui est dans leur dossier. De cette façon, vous n'avez pas d'employé marginal qui soit surpris par la discipline ou la cessation d'emploi. Les exceptions à cette règle générale sont les dispositions de la Fair Credit Reporting Act (FCRA). Cela nécessite que vous informiez les employés, ou les employés potentiels, si vous prenez une mesure défavorable basée sur ce qui est contenu dans leur dossier de crédit.
La question de l’accès est distincte de la notification aux employés de ce qui figure dans leur dossier personnel. De nombreux États exigent que les employeurs accordent aux employés, et aux anciens employés, un accès au dossier personnel de leurs employés. En tant que professionnel des ressources humaines ou chef d'entreprise, il est important que vous vous familiarisiez avec les lois de votre État en la matière. En règle générale cependant, l'accès de l'employé doit être raisonnable et soumis à la présence d'un membre de la direction pour s'assurer que rien n'est pris ou modifié. Certaines lois en vigueur autorisent les employés à en avoir des copies, s'ils le font, demandez à quelqu'un de l'entreprise de faire la copie. Il y aura souvent des limites à ce que l'employé peut voir dans son dossier personnel. S'il existe des éléments sensibles tels que des lettres de référence, des enquêtes criminelles et d'autres informations susceptibles de violer le droit à la vie privée d'une autre personne, l'accès peut en être refusé. Il est judicieux de conserver ces éléments sous un onglet distinct dans le dossier personnel de l’employé. Certaines lois de l'État peuvent permettre à l'employé de soumettre des réfutations à des mesures disciplinaires ou à des évaluations.
Conseils
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Conservez une copie de la loi de l'État, s'il en existe une dans votre état, sur l'accès aux fichiers du personnel des employés postés ou utiles, dans la zone où ces fichiers sont conservés. Cela évitera tout conflit entre la direction et l'employé sur ce qui est autorisé ou non.
Attention
Chaque employé doit être traité de la même manière en ce qui concerne la maintenance et l'accès à ses dossiers personnels. Tout écart dans la pratique peut soumettre la société à un litige. Si vous avez des doutes sur la façon de conserver les dossiers de votre personnel, consultez un avocat.
