En effectuant régulièrement des audits, vous pouvez améliorer la précision et la qualité des enregistrements de votre entreprise. Un audit implique généralement la vérification des reçus internes ainsi que des relevés bancaires afin de détecter les erreurs. Certaines erreurs impliquent des erreurs d'écriture négligentes et peuvent être corrigées rapidement, tandis que d'autres sont intentionnelles ou frauduleuses et peuvent causer des dommages importants.
Identifiez les objectifs de l’audit, tels que la découverte d’erreurs non intentionnelles ou la réparation de domaines à améliorer. Développez un cadre général pour décrire une routine d'audit standard. Par exemple, créez une liste de contrôle d'audit décrivant en détail les méthodes de rapport.
Rassemblez des documents pertinents, tels que des listes détaillées de vos dépenses et des relevés bancaires récents. Établissez une période limite, telle que la fin du mois, afin de pouvoir rapprocher les transactions au cours d'une période spécifique. De nombreuses transactions, telles que les dépôts, les virements et les retraits, ne sont pas effacées immédiatement mais nécessitent quelques jours avant d'être enregistrées sur votre compte.
Réconciliez les informations afin que vos comptes bancaires reflètent les transactions réelles. Évitez de traiter des données sur de longues périodes, car vous risqueriez davantage d'être submergé. Séparez les données par sous-groupes afin qu'au lieu de regrouper des informations dans un compte des revenus, vous puissiez distinguer des catégories telles que les ventes, les intérêts créditeurs et les remboursements d'expédition.
Stockez les résultats dans une méthode sécurisée et organisée, de sorte que vous puissiez récupérer des informations rapidement si vous en avez besoin, par exemple si l'IRS audite votre entreprise. Évitez de jeter les preuves de dépenses (généralement plus de 75 $). Pour minimiser la quantité de papier que vous utilisez, envisagez d’utiliser un logiciel de comptabilité (pas seulement un tableur ou un grand livre) et de numériser vos reçus.
Examiner les lois fédérales et des États. Par exemple, le Congrès a adopté la loi Sarbanes-Oxley en 2002, qui a modifié de nombreuses procédures d’audit. Restez au courant des réglementations de l'IRS et des limites de la Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC) afin d'éviter de déposer des sommes d'argent non assurées.
Conseils
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Embaucher du personnel, comme un aide-comptable ou un assistant temporaire, pour vous aider à trier les informations. Cependant, consultez un Certified Public Accountant (CPA) si vous rencontrez des problèmes complexes.
Attention
Séparez les tâches qui impliquent des liquidités pour renforcer les contrôles internes. Par exemple, un employé qui enregistre des informations ne doit pas être la même personne que celle qui compte en espèces quotidiennement.
