Un ordre du jour est une liste de sujets à présenter et à discuter lors d’une réunion. Les ordres du jour sont utiles pour de nombreuses réunions telles que celles organisées dans des institutions gouvernementales, des organisations à but non lucratif et des entreprises. Les ordres du jour comprennent généralement une lecture du compte rendu ou des notes de la dernière réunion, des annonces pertinentes, un examen des sujets de discussion et un appel nominal.Bien que les programmes prennent du temps à mettre en place, ils peuvent économiser du temps et des ressources à long terme.
Objectifs de discussion complets
Les ordres du jour fournissent un aperçu des sujets de discussion. Le contour empêche le modérateur ou les membres de la réunion d'oublier des sujets importants à présenter. Lorsque tous les sujets sont discutés en profondeur, des décisions utiles peuvent être prises en groupe au cours de la réunion au lieu de faire des plans à la hâte en dehors de la réunion. Les commentaires et les suggestions de divers points de vue améliorent la qualité de la performance des membres.
Aide à communiquer des nouvelles importantes
Les ordres du jour offrent l’occasion d’informer les membres par le biais d’annonces concernant des événements, objectifs et tâches critiques. Les ordres du jour permettent aux membres qui n'ont peut-être pas accès à tous les membres de l'organisation d'annoncer des nouvelles importantes et d'entendre des nouvelles d'intérêt. Sans ordre du jour, les annonces ne peuvent pas être communiquées à tous les membres, ce qui peut entraîner de la confusion et du ressentiment. Les ordres du jour récapitulent également les réunions précédentes pour aider les membres à faire le point sur les progrès réalisés et à préciser l’objectif de la réunion en cours.
Fournit une chance égale de contribuer
Les ordres du jour mentionnent généralement les points à discuter pour la prochaine réunion. Cela donne aux membres une occasion de réfléchir aux sujets de discussion avant la réunion. Lors de nombreuses réunions, les membres déclarés sont plus que désireux de participer tandis que les personnes réservées peuvent être plus hésitantes. Cependant, savoir ce qui va être discuté permet aux membres de rechercher des sujets d’intérêts, de réfléchir à la façon dont les sujets s’appliquent à leur royaume et d’apporter ensuite des contributions réfléchies et de qualité lors de la réunion.
Organise une réunion
Un agenda priorise les activités les plus importantes, augmente la productivité et concentre les membres. La simple présence d'un ordre du jour crée une atmosphère formelle et décourage les membres de perdre du temps. L'ordre du jour prépare le modérateur et encourage la cohérence et l'organisation. Un ordre du jour fixe également les objectifs et donne aux membres un objectif. Cela organise les pensées des membres, la direction de la réunion et l'action après la réunion.
Contribue aux archives
Une collection d’agendas antérieurs est un document idéal pour les institutions externes et internes, les organisations et le public, afin de suivre les progrès de votre organisation. La documentation aide le public et les membres de l’organisation à évaluer les décisions antérieures, à leur rappeler des événements antérieurs ou des personnalités importantes et à formuler des objectifs réalisables. L'appel nominal aide également l'administration à déterminer les membres les plus dévoués en comptant le nombre de participants et en examinant les contributions à la réunion. Cela peut aider à décider quels membres promouvoir ou attribuer le rôle de s’adresser au public.
