De nombreuses entreprises facilitent la productivité de leurs employés en émettant des ordinateurs portables appartenant à l'entreprise pour une utilisation individuelle. Les vendeurs, les techniciens de service et les autres employés travaillant hors site ont tout intérêt à disposer d'un ordinateur portable pour prendre les commandes et assurer le service après-vente. Malheureusement pour les propriétaires d'entreprise, les ordinateurs portables sont également sujets à la perte, aux dommages et au vol. Pour répondre à ces préoccupations, les entreprises procèdent à des audits d'ordinateurs portables afin de déterminer avec précision le nombre d'ordinateurs portables qu'ils possèdent, qui les possède et l'état dans lequel ils se trouvent.
Articles dont vous aurez besoin
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Examinez les registres d’achat de votre société pour déterminer le nombre total d’ordinateurs portables achetés et que vous devriez avoir "sous la main". À chaque enregistrement d'achat que vous trouvez, notez le fabricant de l'ordinateur portable, son numéro de modèle et surtout son numéro de série.
Déterminez où chaque ordinateur portable doit actuellement être trouvé et quel ordinateur portable a été affecté à quel employé (si possible). Cela peut nécessiter que les employés apportent leur ordinateur portable pour l’enregistrement, en particulier si les dossiers n’étaient pas conservés au moment de l’achat. Le responsable de bureau ou le responsable informatique d'une entreprise peut également constituer une ressource inestimable pour déterminer la disposition de chaque ordinateur portable acheté par l'entreprise. Notez tous les ordinateurs portables qui ont été mis hors service au fil du temps.
Comparez les numéros de série de chaque ordinateur portable acheté (à partir des enregistrements d'achat) avec les numéros de chaque ordinateur portable, afin que chacun puisse être suivi par un employé spécifique. Cela évite que des ordinateurs portables volés ou endommagés ne soient échangés contre un autre. Il est également important de suivre chaque ordinateur portable individuellement afin de pouvoir suivre sa durée de vie.
Exécutez un programme de diagnostic de base sur les ordinateurs portables lorsque vous les avez physiquement disponibles. Cela aide à garantir qu'ils fonctionnent à des performances optimales. Des programmes gratuits tels que Glary Utilities, Advanced SystemCare Free et Everest Ultimate Edition peuvent être téléchargés en ligne. Enregistrez la date de vos tests de diagnostic afin que l'état de fonctionnement de chaque ordinateur portable soit documenté dans votre audit.
Repérez les ordinateurs portables manquants en recréant une chaîne de traçabilité. Certaines questions à poser comprennent: Qui a signé pour cela? Qui était responsable de sa publication? A qui at-il été émis et l’ont-ils reçu? "Consultez la politique de votre entreprise concernant les lieux de travail pour connaître les marches à effectuer lorsque des ordinateurs portables sont manquants ou endommagés.
Obliger tous les employés qui reçoivent un ordinateur portable à signer une déclaration de réception.
