Les ordinateurs portables prêtés peuvent être un avantage pour vous et vos clients. Vous accumulez des revenus tout en offrant une commodité à vos clients. Cependant, lorsque votre service d’assistance informatique prête des ordinateurs portables à des particuliers, il est essentiel de disposer d’un système de suivi qui minimise la perte d’ordinateurs portables. Vous n’avez pas à payer une entreprise professionnelle pour installer un équipement spécialisé afin de suivre les ordinateurs portables prêtés. Au lieu de cela, vous pouvez effectuer la tâche vous-même.
Préparation du système de suivi
Effectuer un inventaire complet sur les ordinateurs portables que vous possédez. Lorsque vous complétez l'inventaire, notez les informations telles que le numéro de modèle, le type d'équipement et le numéro de série.
Créez un numéro spécialisé pour chaque ordinateur portable afin de garder une trace de ceux-ci lors de la déconnexion. Vous pouvez utiliser une combinaison de lettres et de chiffres.
Fixez des autocollants sur chaque ordinateur portable avec le numéro de série correspondant et conservez une liste d'inventaire en lieu sûr.
Développer le système de suivi
Déterminez le type de système de suivi que vous souhaitez utiliser. Par exemple, si vous voulez utiliser le papier sans papier, vous devez créer un document, tel qu'un tableur, pour garder une trace des ordinateurs portables prêtés.
Développer un formulaire de départ pour ordinateur portable. Que le formulaire soit en format papier ou électronique, vous avez besoin des mêmes informations. Inclure: type d'équipement emprunté, couleur, caractéristiques, numéro d'inventaire, numéro de série, numéro de modèle et informations de l'emprunteur. Rédigez la politique de prêt.
Apprenez à vos employés comment utiliser le système de suivi et gardez une trace de chaque ordinateur portable connecté.
Mise en œuvre du système de suivi
Fournissez à chaque emprunteur le formulaire de départ pour ordinateur portable. Si vous utilisez un système électronique, vous devez imprimer le formulaire et le faire signer par l’emprunteur. Demandez à vos employés d'expliquer votre politique de prêt.
Complétez un inventaire hebdomadaire des ordinateurs portables prêtés encore en votre possession.
Prenez note de tous les ordinateurs portables qui sont encore en prêt. Si la date d’échéance est dépassée, contactez l’emprunteur.
Conseils
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Si vous prêtez un ordinateur portable pour une courte période, vous souhaiterez peut-être un système de sauvegarde. Un système de secours consiste à conserver l’identité de l’emprunteur. Par exemple, si vous êtes sur un campus collégial, vous pouvez demander l’identification collégiale de l’étudiant en tant que garantie pour vous aider à garder une trace des ordinateurs portables prêtés.
Attention
Votre politique de prêt doit clairement expliquer la politique de votre entreprise en ce qui concerne la responsabilité personnelle de l’emprunteur en cas de perte ou de vol d’ordinateurs portables.
