Les données sur la situation financière, les revenus et les dépenses peuvent changer quotidiennement pour une entreprise. Les données financières sont documentées et consignées dans un rapport budgétaire, souvent appelé rapport financier. Un rapport budgétaire peut constituer une documentation détaillée, mais le responsable de l'entreprise peut également choisir de le rendre bref et simple. Cette décision est souvent affectée par l'utilisation globale et le lectorat du rapport.
Conseils
-
Un rapport budgétaire est une estimation des coûts et des produits d'une entreprise sur une période d'exploitation.
Qu'est-ce qu'un budget?
En termes commerciaux, la définition d'un budget est une estimation des coûts et des produits de l'entreprise pour une période d'exploitationet ses ressources actuelles. Un budget sert de feuille de route aux objectifs de l'entreprise et fournit une base de référence permettant de mesurer dans quelle mesure ses prévisions correspondent à sa réalité. Un budget peut également définir les plans de l'entreprise pour faire face aux circonstances défavorables et expliquer comment les ressources seront allouées pour y faire face.
Contenu et sections d'un rapport budgétaire
Le rapport budgétaire d’une entreprise comportera différentes sections en fonction de ses besoins financiers et des données disponibles pour l’entreprise. Les sections communes comprennent:
- informations générales sur les revenus et les ventes,
- les dépenses fixes et flexibles nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise, et
- la valeur nette de l'ensemble de la société, y compris les actifs et les passifs.
Les rapports budgétaires plus détaillés peuvent également inclure une lettre du propriétaire de la société concernant tout changement financier majeur intervenu dans la société au cours de la période considérée, ainsi que des prévisions pour l’avenir.
Il est important de reconnaître qu’il existe un différence entre les rapports financiers et les états financiers. Un budget et des rapports financiers similaires sont des outils utiles, mais c'est tout ce qu'ils sont. Les états financiers font des représentations plus formelles de la valeur d'une entreprise et doivent respecter des normes légales et réglementaires spécifiques.
Types de rapports budgétaires
Les rapports budgétaires ou financiers sont rédigés et créés en fonction des besoins de l'entreprise. Une petite entreprise avec un chiffre d'affaires annuel modeste peut ne nécessiter qu'un seul budget de l'exercice. Cependant, une grande entreprise avec plusieurs centaines de ventes par jour peut avoir besoin d’un rapport budgétaire plusieurs fois par an, également appelé rapports trimestriels. Le suivi des finances et des budgets facilite la rédaction du rapport annuel pour l’entreprise.
Lecteurs et utilisation des rapports budgétaires
Le propriétaire de l'entreprise et les dirigeants de l'entreprise sont les lecteurs habituels du rapport budgétaire. Ils utilisent les informations en interne pour créer des plans et des projets financiers cela correspond aux limites du budget dans l’espoir de générer un bénéfice annuel plus important. La croissance et l’expansion sont souvent l’objectif général d’un rapport budgétaire, bien que l’inverse puisse être vrai dans les moments difficiles. Par exemple, les responsables de départements dont la croissance est projetée pourraient engager du personnel supplémentaire, tandis que les autres, confrontés à une réduction de leur budget de fonctionnement, pourraient être amenés à geler le recrutement ou même à laisser partir le personnel.
Les rapports budgétaires sont également lus par des tiers, tels que les actionnaires et les investisseurs. Les investisseurs et les actionnaires sont intéressés par comment une entreprise fonctionne et se porte financièrement avant de prendre de grandes décisions. C'est également un outil utile pour évaluer la gestion de l'entreprise: si les résultats réels de l'entreprise sont systématiquement différents des prévisions budgétaires, les résultats en sont réduits.
Une image vaut mieux que mille mots
Les rapports budgétaires plus volumineux comportant de nombreuses pages de chiffres sont souvent plus efficaces s’ils sont présenté sous forme de tableaux ou de graphiques. Certains rapports fournissent également des paragraphes de texte expliquant les chiffres et leur signification, ainsi que leur signification pour la situation financière de l'entreprise. Si le rapport sur le budget comporte une section sur les prévisions, des graphiques et des graphiques supplémentaires sont fournis pour indiquer la croissance attendue et les projets de l’entreprise.
