L'un des principaux objectifs associés à la gestion financière de votre entreprise est de veiller à ce que les clients reçoivent leurs factures en temps voulu pour les produits et services qu'ils achètent. En fonction de votre méthode de comptabilité, vous pouvez utiliser des commandes d'achat, des recettes et des factures pour demander, recevoir et enregistrer des paiements pour des produits et services.
Commandes Achats
Un bon de commande est rempli par un acheteur et envoyé à un vendeur pour demander l’achat de produits ou de services. L'acheteur utilise le bon de commande pour spécifier le nombre d'articles, les types de services et les prix associés à l'achat. Un bon de commande est un contrat qui oblige l'acheteur à indemniser le vendeur pour les produits et services énumérés sur le document une fois que le vendeur les a fournis. L'acheteur initie la transaction en émettant le bon de commande.
Recettes
Un ticket de caisse est un document qui montre la preuve du paiement une fois que l'acheteur a acheté des biens et des services à un vendeur et le dédommage de ces achats. Contrairement à une commande d'achat, un ticket de vente n'est pas émis pour les achats futurs, mais uniquement lorsqu'un acheteur effectue le paiement de biens et de services. Un reçu de vente est toujours émis par le vendeur à l'acheteur au moment du paiement.
Factures
Une facture est une facture qui détaille les biens et services qui ont été ou seront achetés par un acheteur. Une facture est similaire à une commande d'achat, mais elle est initiée par le vendeur et est envoyée à l'acheteur. Une facture client décrit le prix, la quantité et les détails associés à la transaction. Lorsqu'un acheteur reçoit la facture, il conclut un contrat pour payer les produits et services qu'il a achetés au vendeur.
Les corrections
En raison d'une erreur humaine, des problèmes peuvent survenir avec les bons de commande, les recettes et les factures. Avec chaque type de documentation, il est possible de corriger, négocier et modifier les détails. En cas d'erreur, le vendeur peut contacter l'acheteur, ou inversement, pour discuter des écarts et publier des documents révisés. Les bons de commande, les reçus de vente et les factures sont traités de la même manière en ce qui concerne les corrections.
