Les politiques de l'entreprise sont importantes pour la direction, le personnel et même les travailleurs à temps partiel. Tous les aspects de votre organisation ont une incidence sur la perception des employés vis-à-vis de leur travail et de leur poste dans l'entreprise. Un changement de politique n’est pas seulement une décision susceptible d’affecter financièrement les procédures; cela peut aussi altérer l'atmosphère du lieu de travail lui-même. S'assurer que les directives sont claires et présentées de manière professionnelle et conviviale est essentiel au succès de tout changement en milieu de travail. Les employés seront particulièrement intéressés par une nouvelle politique de voyage. Communiquez donc le changement correctement.
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Déterminez qui a besoin de connaître le changement de politique de voyage. Quels employés cela affecte-t-il directement et comment affecte-t-il les responsabilités des autres? Avant d'annoncer le changement, assurez-vous de bien comprendre le public cible.
Composez un email indiquant clairement quels employés sont affectés et comment le changement de politique affecte les activités quotidiennes. Certains membres du personnel peuvent avoir plus de tâches à cause des nouvelles politiques, alors expliquez-le dans le courrier électronique. En attendant, décrivez les nouvelles procédures permettant de gérer les exigences de déplacement pour les employés qui auraient besoin de produire des documents différents de ceux utilisés pour leurs déplacements. Assurez-vous de placer vos informations de contact ou celles des autorités compétentes pour toute question complémentaire.
Créez des mémos à distribuer au personnel concernant les nouvelles procédures. Que le bureau ou l'organisation dans laquelle vous travaillez communique électroniquement ou non, un mémo ne manquera pas de susciter un examen approfondi de la part des employés. Les personnes concernées par l’annonce par ce processus s’assureront d’avoir un accès approprié au nouveau matériel.
Discutez de la politique lors d'une réunion ou lors d'interactions en tête-à-tête autour du bureau. Assurez-vous que les gens sont à l'aise avec la nouvelle politique en les éduquant et en répondant aux questions.
