Les documents relatifs aux exigences commerciales expliquent ce qu'une entreprise doit faire pour résoudre les problèmes existants et / ou acquérir de nouvelles fonctionnalités. Cependant, ces documents ne décrivent pas comment implémenter la solution - c'est une étape ultérieure. Les analystes métier préparent les documents d’exigences après avoir effectué des recherches approfondies sur la société et son secteur. La recherche devrait inclure une vaste communication avec les parties prenantes en rapport avec la portée du document.
Objectifs d'affaires
Bien que les objectifs commerciaux d'une entreprise soient décrits de manière irréfléchie comme "gagner de l'argent", ils sont souvent plus complexes et plus nuancés. Un bon endroit pour commencer à documenter les objectifs de l’entreprise est d’examiner la déclaration de mission de l’entreprise, qui devrait expliquer les valeurs fondamentales de l’entreprise, les marchés sur lesquels elle souhaite être concurrentielle, sa philosophie de gestion et ce qu’elle veut accomplir au-delà de l’argent. Par exemple, un énoncé de mission peut indiquer qu'une entreprise souhaite créer des solutions innovantes ayant une valeur sociale substantielle.
Identifier la portée
Il est essentiel d'identifier la portée du document d'exigences afin qu'il aborde un espace de problème particulier. Le parrainage de documents est souvent organisationnel, ce qui limite la portée du projet. Par exemple, le service des expéditions peut commander un document d’exigences commerciales en raison du nombre croissant de plaintes de clients concernant des envois en retard.
Des faits en conflit avec des objectifs
La tâche suivante de l’analyste consiste à documenter des faits contraires aux objectifs de l’entreprise. Par exemple, supposons qu'un objectif commercial consiste à être un leader sur un segment de marché particulier d'un secteur. Si la société perd des parts de marché au profit de ses concurrents du secteur, l’analyste documentera les faits, décrira l’ampleur de la perte sur le marché, proposera les raisons possibles du phénomène et identifiera un ou plusieurs objectifs non atteints. Pour compléter cette section, l'analyste doit compiler un ensemble complet de conflits objectif / fait, logiquement organisés en différentes catégories dans l'étendue du problème.
Procédures en cours
La partie suivante du document sur les exigences devrait détailler certains aspects des opérations et des stratégies en cours. Il est facile d'aller trop loin, alors un analyste expérimenté se concentre sur les activités qui contribuent à la portée du problème. Par exemple, un analyste peut décrire comment une entreprise traite les données et les marchandises à partir du moment où une commande est reçue jusqu'à la date d'expédition. La description devrait signaler toute inefficacité contribuant aux retards. Les analystes utilisent divers outils graphiques pour montrer comment les données, les matériaux et les coûts circulent dans l’organisation. L'analyste doit également reconnaître toutes les contraintes qui influencent les opérations actuelles et futures.
Organiser pour l'action
La dernière section du document sur les besoins de l’entreprise présente un ensemble d’objectifs décrivant les mesures à prendre pour éliminer les conflits entre les objectifs et la réalité. À ce stade, l’analyste doit résister à la tentation de donner des indications détaillées sur la manière de résoudre les problèmes. Par exemple, l'analyste peut indiquer "réduire le temps nécessaire pour approuver les commandes de 20%", mais pas "installer un nouveau système de commande". L'analyste doit compiler une liste et des diagrammes des services et des procédures concernés par les besoins de l'entreprise. Le document devrait également inclure un calendrier et un budget permettant de spécifier des solutions détaillées. Plus tard, le document de conception du projet offrira un moyen de satisfaire aux exigences. Avant que cela ne puisse se produire, le promoteur du projet et les autres parties prenantes doivent approuver ou modifier les exigences opérationnelles.
