Un système de paie est le moyen par lequel vous traitez votre masse salariale afin de satisfaire aux exigences fédérales et nationales nécessaires. Plus précisément, le ministère du Travail américain exige que vous rémunériez vos employés correctement et à temps; l'Internal Revenue Service exige une retenue de l'impôt fédéral sur la masse salariale; le département du travail de l'État vous oblige à appliquer les lois du travail de l'État et l'agence des impôts de l'État exige une retenue à la source des impôts sur les salaires. Lors de la conception d'un système de paie, choisissez celui qui convient le mieux à vos besoins.
Évaluez vos exigences en matière de paie pour déterminer le système approprié. Le système manuel nécessite un traitement manuel de la paie. Il y a un risque d'erreur accru alors utilisez-le uniquement si vous avez peu d'employés. Le système informatisé interne nécessite un traitement via un logiciel de paie. Utilisez-le pour simplifier le traitement de la paie. Le système externe nécessite de sous-traiter les tâches de paie à un fournisseur de services de paie. Utilisez-le si vous souhaitez éliminer ou réduire considérablement vos tâches de traitement de la paie.
Créez le système manuel, si c'est celui que vous choisissez. Achetez des feuilles de temps standard dans un magasin de fournitures de bureau ou créez-les à l'aide d'un tableur ou d'un programme bureautique. Achetez des chèques de paie vierges dans un magasin de fournitures de bureau ou utilisez vos chèques de banque. Utilisez une machine à écrire pour imprimer les chèques de paie ou écrivez-les à la main.
Ce système vous oblige à calculer manuellement les salaires et les déductions. Restez au courant des lois fédérales en matière de retenue d'impôt, de déclaration de revenus et de dépôt de taxes via la circulaire E. de l'IRS. Contactez votre agence des recettes de l'Etat pour connaître les directives en matière de taxes sur les salaires. Vérifiez trois fois la masse salariale avant d'émettre les chèques de paie. Classer des copies des rapports de paie dans une zone confidentielle.
Faites le système informatisé interne si c'est celui que vous choisissez. Achetez le logiciel de paie qui répond le mieux à vos besoins. Les petites entreprises, par exemple, peuvent utiliser QuickBooks, les moyennes entreprises, Ultimate Software, et les grandes entreprises, Mangrove. Vous pouvez demander à vos employés horaires de donner l’heure, mais un système d’horloge informatisé, tel que Kronos, est plus efficace car il vous permet d’importer l’heure dans un logiciel de gestion de la paie. Le logiciel calcule les salaires et les déductions, active le dépôt direct, imprime les chèques de paie et les talons de chèque, intègre les tables de retenue d'impôt fédéral et étatique dans le système, et enregistre et imprime les états de paie.
Créez le système externe si vous choisissez cette route. La plupart des fournisseurs de services de paie vous demandent de télécharger vos heures de paie via Internet ou de les envoyer par fax ou par courrier électronique. Le fournisseur traite votre paie et vous envoie les chèques de paie et les rapports de paie pour chaque jour de paie. Certaines entreprises vous permettent d'accéder en ligne à leur système, ce qui vous permet d'imprimer des rapports et des chèques de paie sur votre propre imprimante laser.
Lors de la mise en place de ce système, le fournisseur doit vous faire signer un contrat mutuellement convenu détaillant ses services et vous fournir une liste de ses prix. Aux fins du dépôt direct, donnez au fournisseur votre compte bancaire et votre numéro d’acheminement. Si le fournisseur s’occupe de vos affaires relatives aux impôts et aux avantages sociaux, il devrait vous faire signer un document de procuration l’autorisant.
Conseils
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Vous pouvez engager des frais IRS pour les erreurs fiscales commises par un tiers. Par conséquent, vérifiez toujours le travail du fournisseur de services de paie. Créez un organigramme pour votre système de paie. Le graphique montre les tâches impliquées dans le traitement de votre paie du début à la fin en fonction du système choisi.
