Un bon système de gestion de la performance améliore la rentabilité globale de l’entreprise. Les systèmes de gestion de la performance aident à établir les attentes des employés concernant des rôles spécifiques, définissent les ressources à leur disposition et fournissent la structure nécessaire à l'évaluation des employés. Les meilleurs systèmes sont approuvés par la direction et sont adaptés aux besoins de l'entreprise. La planification avancée peut vous aider à mettre en place un système de gestion des performances efficace.
Impliquez les employés dans la planification initiale d'un nouveau système. Plus tôt ils sont inclus, plus ils participeront au processus. De plus, vous vous assurez que les mesures, les attentes et les incitations facilitées par le système ont un sens pour les employés. N'ayez pas peur de doter le groupe de travail de vos meilleurs leaders d'opinion, même ceux qui ont un avis négatif. Ces personnes peuvent être les défenseurs les plus efficaces du changement une fois qu’elles se sont engagées. Organisez un atelier pour le groupe de travail, si nécessaire, afin qu'il comprenne le défi.
Assurez-vous que les descriptions des responsabilités du poste sont exactes et reflètent les besoins opérationnels actuels. Chaque description doit inclure des tâches spécifiques, des responsabilités, des compétences et des attentes du rôle. Incluez à la fois les attentes internes, c’est-à-dire internes à la société et les clients externes, pour le rôle. Les descriptions de poste doivent clairement définir la valeur que le rôle apporte au service et à l’entreprise.
Définissez les normes qui déterminent si la performance est supérieure, inférieure ou égale aux attentes. Une façon de procéder consiste à demander au groupe de travail de créer des scénarios pour chaque travail. Chaque scénario comprendra divers processus de travail. À quoi ressemble une performance exemplaire pour chaque scénario? Qu'est-ce qui serait inacceptable? Les métriques permettent de s'assurer que la norme est mesurable. Il existe des indicateurs objectifs, tels que les nombres et le délai d'achèvement. Il y aura également des mesures subjectives, comme l'attitude ou la satisfaction du client. Faire appel à une aide professionnelle, est nécessaire pour éliminer tout biais des métriques subjectives.
Concevoir l'outil d'évaluation. Cette tâche peut être mieux gérée par un consultant externe expérimenté dans la conception d'instruments d'enquête et psychométriques. Alternativement, un professionnel des ressources humaines peut être en mesure de fournir une assistance. Il est essentiel que le libellé encourage une évaluation objective et honnête basée sur les objectifs du poste. Idéalement, les éléments d’évaluation doivent refléter la voix du client ou de l’utilisateur final interne. Quel résultat le client voudrait-il? Inclure également un processus de révision. Testez un échantillon de l'outil avec les utilisateurs finaux réels et apportez les améliorations nécessaires.
Former les évaluateurs sur la manière de fournir des commentaires et des performances de coach. La rétroaction n’est efficace que si elle est reçue. Les gestionnaires peuvent augmenter considérablement les chances d’acceptation grâce à une préparation réfléchie et à la transmission du message. Passez du temps avant les évaluations pour vous assurer que les gestionnaires comprennent comment aider les employés dans le processus de rétroaction.
Encouragez les comportements que vous souhaitez en mettant en place des incitations. Les employés font ce qu'ils sont récompensés. Cela ne signifie pas nécessairement une refonte complète du système de compensation. Les récompenses peuvent être aussi petites qu'une reconnaissance publique. Cependant, les récompenses sont un moyen important de renforcer les bonnes performances et de maintenir les normes élevées.
