Concevoir un système de contrôle interne pour votre entreprise nécessite une planification et une compréhension des opérations détaillées de l'entreprise. Les contrôles internes ont plusieurs objectifs, mais le principal est de s’assurer que l’entreprise fonctionne comme prévu et d’empêcher les employés de détourner des biens ou de l’argent. Les contrôles internes permettent aux propriétaires d’entreprises de savoir que tout fonctionne correctement sans devoir superviser personnellement toutes les facettes de l’opération.
Examinez chacun des processus majeurs de votre entreprise: production, gestion des stocks, comptes clients, comptes fournisseurs, rapprochement bancaire et tout autre processus dans lequel il est possible de perpétrer une fraude par vol ou par dissimulation. Mettez des noms ou des titres de poste sur chaque partie du processus dont une personne est responsable. Si vous ne savez pas comment fonctionne un processus, passez du temps «sur le terrain» et surveillez le processus ou posez des questions aux responsables.
Evaluez à chaque étape de chaque processus les faiblesses du contrôle qui pourraient permettre de voler les actifs de l'entreprise. Concentrez-vous sur les domaines dans lesquels une seule personne a à la fois la garde des actifs et leur comptabilité. Par exemple, si un employé a le contrôle de la caisse et est également chargé de la réconcilier à la fin de la nuit, il a la possibilité de voler de l'argent et de le cacher en falsifiant le rapprochement. Un autre exemple consiste à avoir un seul employé responsable de l'ouverture du courrier entrant et également à enregistrer les chèques de comptes clients qui parviennent par la poste.
Modifiez les procédures pour les domaines dans lesquels vous avez évalué des contrôles internes faibles. Séparez la fonction de garde de la fonction de rapport dans la mesure du possible. Bien que vous ne disposiez peut-être pas de suffisamment d'employés pour que différentes personnes remplissent chaque travail, vous devez alterner les fonctions entre les employés pour séparer les fonctions incompatibles dans la mesure du possible.
Documentez les nouvelles procédures à fond et familiarisez-les avec les employés. Solliciter les commentaires des employés sur l'efficacité des nouvelles procédures. Il est important de s’assurer que les procédures ont un sens du point de vue commercial et opérationnel et pas uniquement comme contrôle. Ajustez les procédures en fonction des commentaires mais gardez toujours à l'esprit le but des commandes.
Mettez en œuvre une politique de vacances obligatoire, si vous ne l'avez pas déjà fait. La majorité des problèmes de vol chronique dans les entreprises sont autorisés à continuer car personne d'autre n'assume jamais les fonctions du voleur.Lorsque des employés voleurs sont obligés de prendre des vacances et que quelqu'un d'autre les remplace, ils ne peuvent pas continuer à cacher le crime. Cette politique peut prévenir le vol ainsi que le découvrir si cela se produit.
Conseils
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Évaluez l'efficacité de vos contrôles internes au moins une fois par an et améliorez-les si nécessaire.
Attention
N'ayez pas peur de mettre en place des contrôles internes stricts car vous craignez que vos employés pensent que vous ne leur faites pas confiance. Les employés honnêtes veulent travailler dans un environnement bien conçu.
