Comment rédiger un document de points de discussion

Les points de discussion énumèrent des faits et des idées clés concernant un sujet ou un événement particulier. Utilisé à grande échelle dans les relations publiques et la communication, les documents de discussion aident les responsables de la communication avec le public à fournir des informations claires, précises et cohérentes. Les documents de discussion servent à la fois à informer le public et à répondre aux demandes du public lors de crises. En "parlant d'une seule voix" à l'aide d'un document de points de discussion partagés, une organisation peut accroître l'efficacité de son programme de communication.

Rédaction d'un document de discussion

Avant de commencer à travailler sur votre document de discussion, vous devez vous assurer que vous disposez des informations exactes. Cherchez ceux qui sont le plus étroitement impliqués. Par exemple, si vous devez créer des sujets de discussion concernant un problème de budget, parlez directement avec un haut responsable chargé de la supervision du budget. Ne comptez pas sur le bouche à oreille. Posez des questions détaillées à votre source et demandez-lui d'essayer de ne pas "tordre" ou suggérer les détails. Assurez-vous de prendre des notes détaillées.

Votre document de discussion consistera en une série de puces, suivies chacune d'une ou de plusieurs phrases. Il n'est pas nécessaire de faire une introduction ou un autre texte. Titre: "Information pour le public". Ne marquez pas votre document comme "confidentiel". Vous n'essayez pas de cacher quoi que ce soit et les informations sur le document de discussion sont destinées au public.

Commencez par les faits: qui, quoi, où et quand. Mettez-vous à la place d'une personne qui n'a aucune connaissance de votre entreprise ou de votre organisation, de son histoire ou de ses activités récentes. Votre premier point devrait simplement énoncer les faits de la situation. Par exemple: "Le 1er juillet, la société X supprimera 30% de sa main-d'œuvre nationale dans ses usines de l'Oregon et de l'Idaho." Ces informations de base sont fournies dans les points de discussion de sorte que ceux qui fournissent les informations ne commettent pas accidentellement une erreur factuelle, ce qui entraîne une confusion.

Les prochains points devraient fournir des informations plus détaillées sur le processus ou l'activité. Si votre papier de discussion répond à un événement négatif, partagez des informations positives, mais n'essayez pas de sous-estimer les négatifs. Les médias et le public voudront des informations sur les détails. Par exemple: "Quel est le processus pour informer les travailleurs de leur licenciement? Y aura-t-il une indemnité de licenciement ou un recyclage?" Essayez d'anticiper ces questions et préparez vos réponses. N'oubliez pas que le libellé que vous choisissez pour chacun de ces points sera réutilisé par ceux qui diffusent les nouvelles.

Les points finaux du document de discussion devraient se concentrer sur le message essentiel que vous voulez que votre interlocuteur laisse. Cela pourrait être un fait essentiel, un plan ou une vision. Par exemple: "Nous sommes attristés par les problèmes auxquels nous sommes confrontés à la suite de cette décision, mais nous espérons que la reprise économique sera une réduction à court terme". En aucun cas, n'incluez dans vos points de discussion les points que vous ne voulez pas que votre porte-parole fasse. Les points de discussion ne sont pas des documents privés et peuvent être lus par les médias.

Une fois que vous avez terminé votre document de discussion, rencontrez les personnes concernées et les hauts responsables de votre organisation pour un examen. Intégrez tous les commentaires et développez une liste de diffusion incluant ceux à qui on demandera probablement de parler ou de partager des informations avec le public. Cela peut inclure le responsable ou le responsable impliqué, un porte-parole, d'autres personnes impliquées dans la communication au sein de votre organisation et le personnel ayant des rôles impliquant le public.