Les comptables définissent une charge comme une restriction imposée à la manière dont une entreprise utilise l’argent. Supposons que le gouvernement de votre ville vote pour dépenser 100 000 USD en réparation de trottoirs en trois mois. Placer l'argent dans un compte d'encombrement indique au personnel de la ville que l'argent est affecté au projet de trottoir et qu'il ne peut être utilisé pour rien d'autre. ref1, 2
Conseils
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Une charge est tout ce qui réserve des produits pour une utilisation future, telle qu'un bon de commande ou une dette fiscale. Les gouvernements utilisent principalement la comptabilité d'encombrement pour éviter de trop dépenser l'argent des contribuables. ref2
Comptabilité des charges
Une entreprise ou un gouvernement peut encombrer des fonds de plusieurs manières et pour plusieurs raisons.
- Écrire un bon de commande pour acheter quelque chose.
- Signature d'un contrat d'achat d'un bien ou d'un service.
- Mise de côté de l'argent pour les paiements d'impôts.
- Réserver assez d'argent pour faire la paie.
- Réserver de l'argent pour payer des passifs éventuels. Ce sont des dépenses qui peuvent ne pas se produire, telles que des dommages-intérêts dus si vous perdez un procès. ref1
Une fois que l’entreprise crée un encombrement, elle doit l’inscrire dans les grands livres. Supposons qu'une entreprise dispose de 2 millions de dollars en espèces dans un fonds affecté. Le propriétaire signe un bon de commande d'un nouvel équipement de 700 000 $, livrable en trois mois. Inscrire la charge dans les grands livres rappelle à la direction que la société ne dispose que de 1,3 million de dollars à dépenser. ref3, p.1
Conseils
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Les engagements sont également utilisés dans l'immobilier. La propriété est grevée quand elle a un privilège ou quand le zonage restreint son utilité. Ceci est un concept distinct du terme comptable. ref2
Enregistrement des engagements
La comptabilité des charges marque la charge dans les comptes de l'organisation une fois que l'argent est réservé. Quand il est effectivement payé, le comptable zéros le compte encombrement et rapporte l'argent comme une dépense payée. ref1
Les prélèvements comptables du gouvernement pèsent sur les compte d'affectation, tels que la construction de routes, l'informatique ou les frais juridiques. Le fait de payer la dépense une fois l'argent encombré n'affecte pas le montant des crédits ouverts. Cependant, si la charge doit être augmentée ou réduite pour une raison quelconque, cela augmente ou réduit le compte de crédits.ref3, p.3
Une organisation n'a pas à dépenser la totalité du montant encaissé en un seul achat. Par exemple, s'il est impliqué dans trois actions en justice, il peut grever les dettes éventuelles des trois, puis les payer un à la fois. ref4
Rédaction d'un pré-encombrement
Une demande de pré-encombrement demande à la direction de mettre en place un encombrement. Par exemple, le service informatique souhaite acheter 30 000 dollars de nouveau matériel informatique. Il fait une demande de pré-encombrement pour approuver l'achat. Si la direction y consent, le service informatique rédige un bon de commande qui crée la charge. ref4
