Un système de paie manuel nécessite une application minutieuse; tout le processus de paie est fait à la main. La probabilité d'erreurs peut être élevée avec ce système; Par conséquent, la paie manuelle est préférable si vous avez peu d’employés, par exemple moins de 10 employés. Le ministère du Travail des États-Unis oblige les employeurs à rémunérer correctement les employés pour les heures travaillées. L’IRS et l’État exigent des employeurs qu’ils respectent certaines obligations en matière d’impôt sur les salaires. Ces réglementations s’appliquent, même si votre paie est manuelle.
Articles dont vous aurez besoin
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Feuilles de temps / carte de temps
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Formulaire W-4
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Circulaire IRS E
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Formulaire d'impôt sur le revenu de l'État
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Tables de retenue à la source des états
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Machine à écrire
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Chèques en blanc
Payez les travailleurs concernés en fonction de leurs données de chronométrage. Il est fort probable que vous demandiez aux travailleurs horaires d'utiliser une horloge ou de remplir des feuilles de temps hebdomadaires. Payez-les en fonction de ce que le système de chronométrage indique.
Par exemple, disons que le barème de paie est aux deux semaines et que l'employé gagne 9 $ / heure. La feuille de pointage du lundi au vendredi pendant deux semaines indique: de 8 h 30 à midi, de midi à 13 h, de 14 h à 14 h et de 18 h 30 à 18 h 30. Soustrayez une heure pour un déjeuner non rémunéré, ce qui lui laisse 9 heures par jour, soit un total de 45 heures par semaine (9 heures x 5 jours). Payez les 40 premières heures travaillées pour chaque semaine au temps normal. Payez les heures supplémentaires (plus de 40 ans) à une fois et demie le taux horaire normal de l’employé.
Calcul régulier: 80 heures (40 heures x 2 semaines) x 9 $ / heure = 720 $. Calcul des heures supplémentaires: 10 heures (5 heures x 2 semaines) x 13,50 $ (9 $ / heure x 1,5) = 135 $. Salaire total bihebdomadaire = 720 $ + 135 $ = 855 $.
Figure compensation de salaire. Supposons que l'employé reçoit un salaire annuel de 47 000 $ et soit payé chaque semaine. Calcul: 47 000 $ / 52 semaines = 903,85 $, salaire hebdomadaire.
Tous les employés salariés ne sont pas exemptés des heures supplémentaires; le DOL définit étroitement cette catégorie. Vérifiez auprès de votre conseil du travail de l'Etat (voir Ressources) pour savoir quels employés sont exemptés des heures supplémentaires.
Calculer les retenues involontaires. Les déductions involontaires sont également appelées déductions légales. Ils comprennent les charges sociales, telles que l’impôt sur le revenu fédéral, l’impôt sur le revenu de l’État, la taxe de sécurité sociale et la taxe Medicare. Consultez la circulaire E de l'IRS pour connaître les réglementations fédérales sur les salaires et votre agence de taxation (voir Ressources) pour connaître les réglementations en matière de salaires.
Retenez l’impôt fédéral sur le revenu selon les tables de retenue d’impôt de la Circulaire E et le formulaire W-4 de l’employé. Retenue de l'impôt sur la sécurité sociale à 6,2% du revenu brut, jusqu'à un maximum de 106 800 $ pour l'année. Retenir la taxe Medicare à 1,45%. Consultez vos tables de retenue d’impôt d’État (voir Ressources) et le formulaire de déclaration de revenus de l’employé pour déterminer la retenue d’impôt d’État. Les retenues involontaires comprennent également les saisies de salaire; consultez les documents de saisie-arrêt pour savoir comment gérer la déduction.
Calculer les retenues volontaires. Cela inclut les déductions acceptées par l'employé, telles que les frais de stationnement, les cotisations syndicales, ainsi que les prestations de retraite et de santé. La déduction varie selon le type de régime. Effectuez la déduction en fonction de la fréquence de paie de l’employé, telle qu’une déduction médicale pour une semaine si elle est payée hebdomadairement et une cotisation de retraite pour deux semaines si elle est payée toutes les deux semaines.
Conseils
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Arrondissez les données de la carte de temps jusqu'à cinq minutes, un dixième ou un quart d'heure près.
Vérifiez les salaires et les déductions avant d'écrire / d'imprimer des chèques de paie. Écrire à la main des chèques de paie et des talons de paie ou les imprimer sur une machine à écrire.
