Créez des fiches de présence pour tous les employés indiquant les heures travaillées au cours de chaque période de paie, conformément aux exigences fédérales du ministère du Travail. Pour calculer les cartes de temps manuellement, rassemblez toutes les informations concernant les heures travaillées. Prenez les heures travaillées - à partir de la période que l'employé a enregistrées jusqu'à ce qu'il les ait détectées - et soustrayez de cette heure les pauses et le déjeuner. Garder des enregistrements précis du temps travaillé est important pour les employés qui sont payés à l'heure.
Articles dont vous aurez besoin
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Crayon
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Papier
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Calculatrice
Visitez le site Web du Département du travail des États-Unis pour connaître les exigences fédérales en matière de tenue de registres précis du temps travaillé. Apprenez les lois qui concernent les cartes de pointage et les conséquences d'une fausse représentation des enregistrements de cartes de temps. Contactez votre bureau d’emploi d’état pour connaître les lois en vigueur concernant l’information sur le suivi des heures travaillées par les employés.
Construisez une feuille de calcul pour calculer manuellement les cartes de temps. Prenez une feuille de papier, créez plusieurs colonnes et étiquetez-la par noms d'employés, dates travaillées et heures entrées et sorties. Documentez toutes les heures quotidiennes travaillées par date sur la feuille de calcul et additionnez le nombre d'heures travaillées pour chaque date. Soustrayez le nombre d'heures que l'employé a utilisées pour les pauses et les déjeuners. Déterminez le nombre d'heures travaillées par l'employé pour la période de paie en additionnant tous les totaux quotidiens.
Calculez le salaire de l'employé pour la période en multipliant le nombre total d'heures travaillées par son taux de rémunération. Modifiez les minutes travaillées en format décimal en divisant le montant par 60 et en l'ajoutant à la somme des heures travaillées. Déterminez si l’employé a bénéficié d’heures supplémentaires, de vacances ou de congés de maladie à prendre en compte dans le calcul manuel de la fiche de présence de l’employé.
Faites des copies de tous les documents à conserver dans une armoire verrouillée portant les enregistrements de paie. Créez un formulaire qui garde une trace du temps hebdomadaire travaillé, du taux de rémunération et du montant total brut de chaque employé. Conservez les informations facilement évaluables pour le calcul de la paie à chaque période de paie. Déterminez les dépenses de main-d'œuvre en multipliant tous les totaux d'employés pour la période de paie. Donnez à l’employé une copie des calculs de la carte de pointage, tel qu’un talon de chèque de paie avec son chèque de paie à chaque période.
