Les informations personnelles notées sur le formulaire W-9 dûment rempli sont nécessaires au traitement de la paie et au reporting des paiements à Internal Revenue Service. Il est recommandé de demander un formulaire W-9 complété le premier jour de travail de votre employé et d'envoyer une demande W-9 à tout nouvel entrepreneur. Si un entrepreneur refuse de se conformer, envoyez une lettre officielle avec une demande ferme mais agréable pour un formulaire rempli.
Formulaire W-9 Basics
Un formulaire W-9 est un document de l'IRS qui détaille le nom, l'adresse, la classification fiscale fédérale et le numéro de sécurité sociale ou le numéro d'identification de l'employeur du contribuable. L'IRS n'oblige pas les entreprises à conserver les W-9 au dossier. Toutefois, les entreprises sont tenues de collecter et de signaler les informations personnelles répertoriées sur le formulaire pour tous les employés et pour les entrepreneurs, elles paient plus de 600 $ par an. La collecte d'un W-9 est un moyen pratique de le faire. Pour cette raison, une entreprise devrait avoir un W-9 au dossier pour chaque employé et entrepreneur.
Demander un W-9
Pour vous assurer de collecter un W-9 auprès de tous les employés, incluez un formulaire W-9 dans les documents obligatoires du premier jour pour les nouveaux employés. Exigez que les nouveaux employés remplissent tous les documents sur le site et les renvoient à un représentant des ressources humaines d’ici la fin du premier jour.
Lorsque vous faites l’acquisition d’un nouvel entrepreneur ou d’un nouveau fournisseur, joignez un formulaire W-9 au contrat initial. Dans une lettre de demande W-9, demandez à votre fournisseur de remplir et de renvoyer le formulaire le plus rapidement possible. Envisagez de mettre en œuvre une stratégie pour ne payer que les fournisseurs dont le fichier W-9 est valide, et notez cette politique dans la lettre de demande.
Suite
Si vous rencontrez des difficultés pour obtenir un W-9 complété parmi vos employés ou sous-traitants, indiquez avec tact mais fermement que le W-9 est nécessaire avant que le paiement ne soit effectué. Expliquez aux employés que les informations sur le formulaire sont nécessaires pour traiter la paie et leur émettre des chèques de paie. Si un fournisseur ne retourne pas le W-9 dans un délai d'une semaine ou deux, envoyez une deuxième lettre de demande de suivi. Si vous avez une politique documentée en place, rappelez au fournisseur que vous ne pouvez pas les payer sans le formulaire au dossier. L'IRS exige que vous fassiez une demande officielle pour un W-9, alors gardez une copie de cette lettre au dossier.
Non W-9
Si vous n'avez pas de W-9 pour un fournisseur à la fin de l'année, vous devez toujours signaler les paiements à l'IRS. Remplissez et envoyez un formulaire 1099-MISC à l’entrepreneur et laissez le numéro de sécurité sociale en blanc. L'IRS répondra par un avis indiquant que le numéro est manquant et que vous devez l'envoyer à l'entrepreneur avec un avis de retenue de réserve et une autre copie du W-9. Vous êtes obligé de retenir les taxes sur les paiements futurs versés à cet entrepreneur - actuellement, le taux de retenue est de 28% - et cet entrepreneur devra acquitter des frais de 50 $ de l'IRS.
