Le mobilier, le matériel et les fournitures de bureau sont souvent répertoriés en tant que postes individuels dans un budget de bureau. Lorsque des fonds supplémentaires sont laissés à la fin de l’année dans un poste spécifique, ces fonds sont les premiers à être réduits ou éliminés lors de coupes budgétaires. Il est important d’étudier la conception du mobilier de bureau, la durabilité de ce dernier et les remises sur les fournitures de bureau afin d’utiliser au mieux tout votre budget alloué sous des postes spécifiques avant la fin de l’exercice.
Mobilier de bureau
Le terme mobilier de bureau comprend le mobilier qui fait partie de la conception du bureau et comprend tous les grands meubles, tels que les bureaux, les tables, les chaises et les étagères à livres. Ces gros articles coûtent généralement des centaines ou des milliers de dollars par article et durent au moins cinq ans. Le budget pour le mobilier de bureau peut être incohérent, car la plupart des dépenses de mobilier d'un bureau sont budgétisées dans les coûts de démarrage de l'entreprise.En fonction des besoins de l'entreprise, le budget de mobilier de bureau peut être considérablement réduit dans l'année ou les deux années à venir. Bien qu'il soit parfois nécessaire de remplacer certains grands meubles de bureau tous les vingt ans, il est parfois inutile de remplacer du mobilier de bureau de haute qualité. Un mobilier bien conçu et fonctionnel peut augmenter la productivité et l'enthousiasme du travailleur, ce qui signifie qu'un investissement dans le mobilier de bureau est souvent un investissement dans l'image de l'entreprise.
Equipement de bureau
Le matériel de bureau est un élément fonctionnel ou mécanique utilisé pour faciliter la production au bureau, tel qu'un télécopieur ou un copieur. Les articles moins coûteux, tels que les agrafeuses, sont généralement classés comme des fournitures de bureau. Le bureau contemporain nécessite une abondance de matériel de bureau. En 2010, l'équipement de bureau de base incluait un ordinateur pour chaque employé, et une imprimante et un scanner étaient couramment utilisés dans chaque espace de bureau. Un équipement de bureau plus avancé peut inclure un scanner d'empreintes digitales ou oculaire, des appareils photo numériques ou des enregistreurs vidéo de pointe et un équipement de vidéoconférence, y compris un projecteur à écran plat. Le matériel de bureau devra peut-être être remplacé plus souvent que le mobilier de bureau, en particulier à mesure que la nouvelle technologie fait ses débuts et est utilisée. Plus la fonction de l'équipement de bureau est importante pour le bureau, plus il faudra souvent le remplacer. Les équipements de bureau confrontés à une usure quotidienne accrue et constante, comme un ordinateur portable ou un téléphone portable, auront une durée de vie plus courte et un coût de maintenance supérieur. Les coûts d’entretien et de réparation du matériel de bureau doivent constituer un poste distinct de l’allocation de matériel de bureau.
Fournitures de bureau
Les fournitures de bureau générales comprennent tous les éléments nécessaires au fonctionnement du bureau. Vous pouvez également acheter de petits équipements de bureau, tels que des agrafeuses et des dévidoirs de ruban, sous ce poste. Le coût des fournitures de bureau principales peut inclure des rames de papier, des formulaires et documents imprimés, des notes autocollantes et des bloc-notes. Tous les articles consomptibles, tels que les stylos, les crayons, les surligneurs et tout le matériel d'écriture entrent également dans cette catégorie. Les fournitures de bureau doivent être constamment réapprovisionnées en raison de leur mobilité et de leur disponibilité. Il est souvent difficile de prendre en compte tous les petits articles, en particulier lorsque le bureau utilise une armoire d’alimentation ouverte. Portez une attention particulière à l'inventaire hebdomadaire et aux feuilles de facture. Examinez les articles qui épuisent la majeure partie de votre budget de fournitures de bureau. Vous pouvez facilement réduire vos dépenses et augmenter vos économies en recherchant les meilleurs prix.
