La comptabilité est l’enregistrement, l’analyse et le compte rendu des événements qui sont d’une importance matérielle pour une entreprise. Les comptes contiennent des enregistrements des modifications apportées aux actifs, aux passifs, aux capitaux propres, aux produits et aux charges. La séquence habituelle des étapes du processus d’enregistrement comprend l’analyse, la préparation des écritures au journal et l’enregistrement de ces écritures dans le grand livre. Les processus comptables ultérieurs incluent la préparation d’une balance et la compilation des états financiers.
Basics: Débits et Crédits
Les débits et les crédits sont les outils comptables de base pour la modification des comptes. Les débits augmentent les comptes d’actifs et de charges et réduisent les comptes de passif, de capitaux propres et de produits. Les crédits augmentent les comptes de passifs, de capitaux propres et de produits, et réduisent les comptes d’actifs et de charges. Les débits et les crédits se trouvent à gauche et à droite, respectivement, d’un compte T, qui est la forme la plus élémentaire de représentation d’un compte.
Une analyse
La première étape du processus d’enregistrement consiste à analyser la transaction, à déterminer les écritures comptables et à les enregistrer dans les comptes appropriés. L'analyse comprend un examen de l'enregistrement papier ou électronique de la transaction, tel qu'une facture, un reçu ou un virement électronique. Les transactions courantes comprennent les ventes de produits, la fourniture de services, l’achat de fournitures, le paiement de salaires, l’achat de publicité et l’enregistrement des paiements d’intérêts. Dans la comptabilité d'exercice, les entreprises doivent enregistrer les transactions dans la même période qu'elles se produisent, que les espèces changent de mains ou non. Les transactions de produits et de charges affectent les comptes de résultat correspondants, ainsi que les comptes de bilan. Certaines transactions peuvent affecter uniquement les comptes de bilan.
Entrées de journal
Les entrées de journal constituent la deuxième étape du processus d’enregistrement. Un journal est un enregistrement chronologique des transactions. Une entrée comprend la date de la transaction, les montants débiteurs et créditeurs des comptes appropriés et un bref mémo expliquant la transaction. Par exemple, les écritures de journal pour une transaction de vente au comptant servent à créditer (augmenter) les ventes et à débiter les espèces. Les entrées de journal révèlent tous les effets d’une transaction au même endroit. Ils sont également utiles pour détecter et corriger les erreurs car les montants débiteurs et créditeurs doivent s'équilibrer à la fin d'une période.
Comptabilisation dans le grand livre
La troisième et dernière étape du processus d’enregistrement consiste à comptabiliser les écritures au grand livre, qui contient les relevés récapitulatifs de tous les comptes. Chaque enregistrement comporte des champs pour la date de transaction, les commentaires, les débits, les crédits et le solde impayé. Dans l'exemple de transaction de vente précédente, le processus de comptabilisation implique la saisie d'un montant créditeur pour le compte de vente, d'un montant débiteur pour le compte de paiement et la mise à jour des soldes respectifs. Le grand livre peut être sous forme de classeur, de fiches ou d’application logicielle.
