Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration sont des documents juridiques pouvant être consultés par le public, ce qui en fait des documents importants pour une entreprise ou un autre type d’organisation. Plus ils sont formels, plus il est important qu'ils soient approuvés par le conseil avant leur diffusion. L'utilisation de quelques meilleures pratiques simples pour enregistrer et approuver les procès-verbaux vous aidera à rationaliser ce processus et à réduire la paperasserie.
Passez en revue le processus d’enregistrement des comptes rendus de réunion mandatés par l’organisation. Beaucoup suivent les règles de procédure de Robert, permettant ainsi au secrétaire de l’enregistrement d’utiliser et de suivre un modèle pour prendre des notes et créer le procès-verbal final. Demandez quand et si vous devriez inclure les noms des membres du conseil qui font des commentaires ou posent des questions, ou si vous devez protéger leur vie privée. Par exemple, vous devrez peut-être écrire: «Nous avons discuté du fait que notre concurrent, XYZ Corporation, utilisait de la publicité trompeuse et que la FTC devrait être contactée», plutôt que «Bob Smith a déclaré croire que notre concurrent, XYZ Corporation, utilisait publicité trompeuse et la FTC doivent être contactés. Debbie Jones et Hank Johnson ont accepté.
Assurez-vous d'enregistrer les minutes avec précision. Demandez aux membres du conseil d’arrêter de parler ou au président d’attendre avant de commencer une nouvelle discussion chaque fois que vous prenez du retard dans votre prise de notes. Demandez aux membres de répéter ou de clarifier toute information que vous ne trouvez pas claire. Répéter les motions que les membres du conseil font, y compris une motion originale et sa version finale modifiée, chaque fois qu'une motion est présentée. Faites-le, que la motion soit appuyée ou non. Enregistrez les totaux de tous les votes, plutôt que de simplement déclarer qu'un vote a été adopté.
Envoyez les procès-verbaux au président du conseil, au directeur exécutif ou au comité exécutif avant de les envoyer à l’ensemble du conseil, s’il s’agit de la procédure de votre organisation. Après avoir reçu l’approbation d’envoyer le procès-verbal à l’ensemble du conseil, envoyez le document à chaque membre du conseil, qu’elle ait assisté ou non à la réunion et qu’elle assistera ou non à la réunion au cours de laquelle le procès-verbal sera approuvé. Envoyez les procès-verbaux suffisamment tôt pour que les membres du conseil puissent les lire, poser des questions à leur sujet, discuter des sujets de recherche et demander des éclaircissements.
Lors de la prochaine réunion du conseil qui constitue le quorum, demandez au président ou à l’un des membres du conseil d’organiser la réunion suivante de proposer au conseil d’approuver le procès-verbal. Le quorum est le nombre minimum de membres du conseil d'administration requis pour prendre des mesures officielles. Attendez que la motion soit appuyée, puis que le responsable de la réunion ouvre la discussion. Au cours de la discussion, une motion doit être présentée, appuyée et adoptée si des modifications ou des corrections doivent être apportées au procès-verbal. Après la discussion ou s'il n'y a pas de discussion, demandez au responsable de la réunion de poser la question ou votez pour approuver le procès-verbal.
Conseils
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Vérifiez si votre organisation a un règlement ou une autre règle concernant la date à laquelle les membres du conseil doivent recevoir les procès-verbaux des réunions.
