Bien que la communication écrite présente plusieurs avantages évidents par rapport à la communication orale, tels qu'un sens sans ambiguïté, une réplication facile et une permanence, la communication écrite n'est pas toujours le meilleur choix pour une communication professionnelle, académique ou personnelle. Comprendre les inconvénients de la communication écrite vous permet de déterminer le meilleur mode de communication pour chaque situation.
Impersonnalité
La communication écrite est moins personnelle que la communication orale, ce qui la rend moins idéale pour les messages émotionnels. Par exemple, la plupart des gens estiment que les nouvelles importantes, telles que le licenciement, l'obtention d'une promotion, la fin d'une relation ou la proposition de mariage, doivent être communiquées en personne. La communication par écrit ou par courrier électronique est également moins efficace que la communication en personne pour l'établissement de relations personnelles.
Possibilité de mauvaise communication
La communication écrite n'inclut pas les nuances de ton de la voix ou d'expression du visage, ce qui rend plus probable une mauvaise communication. L'humour et le sarcasme sont particulièrement difficiles à transmettre dans une communication écrite et peuvent être interprétés comme des insultes. Cela oblige les gens à écrire sur un ton plus formel et sérieux, contribuant à la nature impersonnelle de la communication écrite.
Manque de rétroaction instantanée
La communication orale génère généralement des réactions verbales et non verbales instantanées, qui informent souvent les remarques suivantes du locuteur. La communication écrite manque de cet élément important et, même avec certaines formes de communication numérique telles que les textos ou les messages instantanés, les réponses écrites manquent de spontanéité de la communication orale. La communication écrite ne peut pas être immédiatement ajustée pour répondre aux besoins du public, clarifier une question ou répondre à une réfutation. De plus, en cas de problème de communication, le rédacteur risque de ne pas le savoir à temps pour le corriger.
Coût, matériel et stockage
La communication écrite prend souvent plus de temps que la communication orale et peut donc coûter plus cher aux entreprises. En outre, les copies papier des communications écrites nécessitent des imprimantes, de l'encre et du papier, ainsi que de l'espace de stockage.Dans de nombreux cas, les communications électroniques doivent également être stockées, bien que le coût d’un tel stockage en termes d’espace et de coût soit bien inférieur à celui d’un stockage sur support papier. Qu'il s'agisse d'une copie papier ou électronique, le matériel stocké peut être perdu ou détruit par inadvertance.
Responsabilité
La permanence de la communication écrite peut créer un problème de responsabilité. Par exemple, même si les propos tenus sont facilement oubliés, les courriels, mémos et autres documents peuvent être utilisés comme preuve au tribunal, même des années après leur rédaction. De plus, la réplication facile de la communication écrite la rend plus risquée; alors qu'une blague parlée de couleur fausse peut choquer quelques personnes, par exemple, un courrier électronique inapproprié peut instantanément être transmis à des milliers de destinataires.
