Il existe de nombreux types de communication écrite utilisés dans les affaires. Les entreprises utilisent des communications écrites pour informer leurs employés de la politique de l'entreprise, informer les clients sur les produits et services et informer les investisseurs des stratégies de l'entreprise. La clé d'une communication professionnelle efficace consiste à adapter le message à votre public cible. Écrivez de manière claire, simple et concise pour que les gens puissent facilement comprendre votre message.
Courriels
Selon Startupbizhub, un site de référence en ligne, les e-mails constituent la forme la plus courante de communication écrite. Les professionnels utilisent des courriels pour envoyer des documents, organiser des réunions, confirmer des rendez-vous et contacter des candidats. En dépit de leur désinvolture relative, vos courriels devraient toujours paraître professionnels. Assurez-vous d'adresser vos courriels à toutes les parties prévues. Ne laisser qu'une seule personne à l'extérieur peut nuire à l'efficacité de votre courrier électronique. En outre, indiquez le sujet spécifique de votre courrier électronique dans la zone "Objet". Évitez d’écrire de longs paragraphes dans vos courriels. Au lieu de cela, séparez votre texte avec des paragraphes plus courts et des puces, selon le magazine en ligne Forbes.
Les propositions
Les propositions sont des documents décrivant les projets à venir. Par exemple, les consultants en entreprise et les agences de publicité soumettent des propositions à des entreprises pour des projets ou des missions spéciales. Un responsable marketing peut soumettre au département de recherche et développement une proposition de recherche de produit. Les propositions ne font souvent qu'une ou deux pages. De nombreuses entreprises utilisent des formulaires spécifiques pour leurs propositions. Assurez-vous d’identifier clairement toutes les étapes et tâches du projet dans votre proposition. Incluez également les coûts associés à chaque tâche spécifique. Par exemple, indiquez les coûts d'impression, d'envoi et d'affranchissement si vous rédigez une proposition pour un projet de publipostage.
Rapports
Les rapports constituent un autre type de communication écrite. Les entreprises utilisent des rapports pour informer leurs employés de divers aspects de l’entreprise. Par exemple, le service des finances rédigera des rapports financiers résumant les bénéfices et les ventes d’une entreprise. De même, un responsable des études de marché peut rédiger un rapport résumant les résultats d’une enquête téléphonique auprès des clients. Rédigez vos rapports dans un format structuré. Fournissez une brève introduction à votre rapport. Par exemple, indiquez aux responsables de département quand et comment vous avez mené une enquête téléphonique auprès de la clientèle. Incluez les objectifs clés que vous avez conçus pour le projet. Résumez vos conclusions dans le corps de votre rapport. Ajoutez des graphiques et des graphiques pour clarifier des concepts plus complexes. Incluez dans votre rapport un résumé analytique mettant en évidence les principales conclusions ou résultats. De plus, incluez toujours une lettre d'accompagnement avec votre rapport pour le présenter aux gestionnaires ou aux dirigeants.
Des brochures
Les brochures sont une documentation qui présente vos produits et services. Les entreprises utilisent des brochures pour vendre des produits ou aider les représentants aux appels de vente. Les entreprises produisent des brochures de différentes formes et tailles. Certaines brochures sont de la taille d'une lettre tandis que d'autres sont pliées en deux ou en trois. Utilisez des couleurs et des images dans vos brochures qui présentent vos principaux produits ou services. Divisez chaque page de votre brochure en laissant beaucoup d’espace, ce qui la rend plus lisible.
