«Mieux vaut l'obtenir par écrit» est l'une des mises en garde les plus parlées dans le monde des affaires. C’est ce qui fait que l’opération est confiante dans l’accord comme si elle était protégée parce que tout est clairement exprimé. Être en mesure de s’expliquer sur la page peut faire la différence dans les négociations et les communications, pas seulement avec des collègues de travail, mais aussi avec des clients et des prospects.
Quels sont les éléments de base de la communication?
Les humains communiquent de trois manières: verbalement, non verbalement et par écrit. Parler efficacement et avoir un langage non verbal confiant contribue largement à la conclusion d’un accord lors d’un déjeuner ou à la création d’un réseau au sein d’une foule, mais c’est ce qui écrit en tête de liste des compétences professionnelles recherchées par les employeurs.
Tout le monde ne peut pas travailler dans une pièce, et tout le monde ne peut pas commander une page, mais si vous maîtrisez à la fois la communication orale et l’écriture efficace, c’est une carrière un sur deux que peu réussissent vraiment.
Qu'il s'agisse de communiquer en personne, par vidéo, par courrier électronique, par téléphone ou par le biais de médias sociaux, il est essentiel que le message soit compris. Mais la communication est une rue à double sens. Être capable de s'exprimer est important, mais écouter est un atout, surtout dans les affaires. Bien écouter doit être au sommet des directives pour une communication orale efficace. Entendre (ou lire) ce que vos collègues, employeurs et clients disent, absorber cela et répondre de manière à répondre à leurs besoins et à leurs préoccupations est la plus grande compétence que vous maîtriserez jamais - et qui sera tout aussi gratifiante dans votre vie privée.
Qu'est-ce que la communication écrite?
L'écriture est plus utilisée aujourd'hui qu'à n'importe quel moment de l'histoire humaine. Des mises à jour Facebook et des envois de courrier électronique aux SMS et aux rapports commerciaux, les mots sont partout. Une communication écrite est tout ce qui utilise des mots et un langage imprimés ou écrits à l'écran, sur un mur ou sur un tableau blanc pour transmettre un message.
La façon dont vous utilisez vos mots peut et devrait varier en fonction de la plate-forme sur laquelle vous vous exprimez. En affaires, cela signifie être un peu plus formel. Sur les pages professionnelles de Facebook, cela signifie être un peu moins formel. Dans les courriels, cela signifie être clair mais concis. Le légendaire journaliste en communication Marshall McLuhan a déclaré un jour: «Le média, c’est le message» et, aujourd’hui, cela reste vrai, mais le média définit les messages.
Démystifier la communication écrite
Chaque auteur professionnel se voit souvent dire par un autre qu'il est "tellement chanceux" qu'il sait bien écrire, car la plupart des gens se plaignent de la perte d'un élément dans le cerveau de la page.
Mais écrire est comme une compétence ou un talent: plus vous le faites, plus vous vous améliorez. Ne le faites pas et vous échouerez à chaque fois. Quand vous commencez à écrire plus, faites-le plus lentement et plus réfléchi, et bientôt vous serez plus confiant et les mots viendront plus rapidement. Journal quotidien pour un dépotoir de cerveau, car cela aide votre esprit à être plus clair, ce qui aide d'autres tentatives d'écriture.
Et toujours, toujours éditer. La différence entre une personne qui pense être à peine passable à l’écriture et un écrivain professionnel ne se limite pas à une compétence ou à une pratique, ni à ce don immatériel de talent, c’est aussi une question de montage. La plupart des rédacteurs professionnels ne modifient pas une ou deux fois, ils modifient plusieurs fois. Lorsque vous éditez, prétendez que vous n’avez aucune idée de ce que vous avez écrit et lisez-le comme si vous le lisiez pour la première fois. Lisez-le pour entendre la voix dans votre tête, et si vous tombez sur quelque chose en lisant, c’est probablement parce que vous n’avez pas exprimé clairement cette pensée. Essayez de réécrire la phrase, de la réorganiser ou de trouver des mots plus spécifiques. Et puis éditer à nouveau.
Quels sont les éléments d'une écriture efficace?
Le choix du mot, la syntaxe, la ponctuation et le style sont tous des éléments évidents d'une écriture efficace. Sans eux, le reste n’est pas perçu comme crédible.
Mais peu importe qu’il n’y ait pas de bonne idée ou objectif central derrière l’écriture. A quoi sert la communication et que faut-il comprendre? Ou, dans la langue d’aujourd’hui, quel est le plat à emporter?
Ensuite, il doit être bien organisé. L'idée doit être introduite à grands traits dans le paragraphe initial et expliquée dans les paragraphes suivants. Supposons que la personne qui lit le sujet ne soit pas aussi familier avec le sujet et explique clairement mais sans condescendance. Soutenez l’idée avec des preuves ou des exemples ou utilisez des citations pour renforcer le message que vous transmettez.
Terminez en vous référant à l'idée que vous avez exprimée dans l'ouverture, mais évitez d'utiliser des clichés tels que "en conclusion".
Par exemple, disons que vous ouvrez un e-mail professionnel avec un message du type: «Dernièrement, l’idée de créer davantage de documents destinés aux clients afin d’améliorer la communication et de renforcer la confiance a été abordée. J'appuie cette suggestion parce que… »Une conclusion intéressante renverrait à cette ouverture, par exemple:« En fin de compte, davantage de correspondance avec les clients peut sembler une lourde responsabilité, mais je pense que le gain en résulterait en fin de compte de recevoir moins de requêtes du bleu et créer un meilleur dialogue permanent et une plus grande confiance. J'ai hâte de discuter de cela plus en détail."
Livres et applications utiles
C’est malheureux d’être jugé sur des choses comme la ponctuation, car cela n’arrive pas facilement à tout le monde, mais la réalité est que les gens ont tendance à être plus respectés et plus fiables quand ils s’expriment bien en écrivant.
Si vous vous sentez souvent à court de mots parce que vous n’êtes pas sûr de votre grammaire, de votre syntaxe ou de votre ponctuation, vous êtes loin d’être seul.
De nos jours, les logiciels tels que Microsoft Word sont édités pour la grammaire et la syntaxe. Utilisez donc ceux-ci pour les premiers brouillons. Cependant, de nouveaux joueurs se trouvent sur le bloc, comme l’application Hemingway Editor, qui dispose également d’un site de bureau, où vous pouvez copier et coller votre texte pour afficher des sections claires en surbrillance indiquant où vous vous trompez avec des suggestions pour l’améliorer. Même les écrivains professionnels utilisent cette application.
De nombreux livres sont également appréciés des professionnels de l'écriture, comme "Elements of Style" de William Strunk et "On Writing _" de Stephen King.
Conseils de base sur la rédaction professionnelle
- Arrêtez-vous et réfléchissez. Les écrivains réfléchissent avant d’écrire, ce qui fait toute la différence pour être clair. Ayez un plan avant de commencer. Ne pas l'enterrer. Gardez votre idée principale au premier plan. Commencez par là, ne collez pas trois paragraphes.
- Gardez-le pas cher et simple. Arrêtez d'utiliser des mots à 5 $ - obtenez votre argent en parlant simplement et clairement. Dites "utiliser", pas "utiliser". N'utilisez pas de jargon, n'essayez pas de paraître intelligent, laissez tes idées soyez intelligent. La langue de tous les jours exprimera beaucoup mieux vos idées et vous vous sentirez plus à l'aise en écrivant - et cela se verra lorsque les autres le liront.
- Ne perdez pas de mots. Utilisez le moins de mots possible et tuez les phrases de plusieurs mots. Le «résultat final» devrait simplement être «le résultat», et il y a tant d'autres exemples. (Microsoft Word est idéal pour signaler ces expressions qui gaspillent des mots)
- Réduisez les adjectifs et les adverbes. Utilisez des mots spécifiques. Une "voiture à quatre portes" est une berline. Courir vite, c'est "sprinter". Utilisez un thésaurus pour élargir vos choix.
- Ecrire plus et lire plus pour être meilleur. Lire plus de livres vous aidera à avoir la tête dans un meilleur espace pour écrire. Écrire quotidiennement, que ce soit dans un journal ou dans un long post Facebook pour votre entreprise, vous aidera à devenir plus confiant pour vous exprimer.
- Connais toujours ton public. Pour qui vous écrivez peut et doit changer ce que vous dites et comment. Pensez à qui vous lit.
- N'envoyez jamais votre premier brouillon. Même les rédacteurs professionnels arrêtent de relire et retravailler leurs courriels. Le premier projet n'est jamais parfait.
- Editer, éditer, éditer, éditer. L'édition va changer votre vie.
