Les entreprises utilisent chaque jour diverses formes de marketing et de communication. La conception et le contenu du papier à en-tête utilisé pour chaque type de communication constituent souvent la première chose que voit un prospect sur une entreprise. Bien que le design et la créativité offrent des possibilités infinies, les entreprises respectent généralement quatre en-têtes standard dans la communication d'entreprise.
En-tête standard
Un en-tête standard fait généralement référence à une entité dans son ensemble et est généralement utilisé à des fins administratives ou orientées service. Le public cible est généralement général et étendu, et la lettre peut être un document type, tel qu'une lettre par défaut, un avis ou une facture. L'en-tête standard comprend normalement uniquement le nom et l'adresse de la société, ainsi qu'un logo ou un filigrane de ce logo, le cas échéant.
Papier à en-tête spécialisé
Le papier à en-tête spécialisé ressemble beaucoup au papier à en-tête standard, sauf qu'il provient généralement d'un service spécifique de l'entreprise, tel que la comptabilité, les services juridiques ou le marketing. L’audience peut être plus intéressée par le domaine depuis lequel elle reçoit des communications. Par exemple, dans une entreprise de vente au détail, l'audience peut être constituée d'un groupe de vendeurs pour le secteur de fabrication de l'entreprise ou d'un groupe d'auditeurs pour le secteur de la comptabilité de l'entreprise. Comme l'en-tête standard, l'en-tête spécialisé comprend le nom, l'adresse et le logo ou le filigrane de la société; cependant, le département ou la région de la société est inclus, ainsi que toute autre image ou logo spécifique au département.
Papier à en-tête personnalisé
Le papier à en-tête personnalisé est généralement plus spécifique à un sujet que les autres types et provient généralement d'une personne spécifique. Ces en-têtes sont couramment utilisés pour les communications inter-bureaux telles que les mémos ou les présentations. Ils sont également utilisés pour les communications externes et ne sont généralement pas destinés à être utilisés sur des documents de formulaire. En reprenant à titre d'exemple le secteur de la vente au détail, un chef de projet peut avoir son propre en-tête personnalisé à utiliser pour l'envoi de communications externes à leurs sous-traitants indépendants. Outre le nom de la société, l'adresse, le logo et la zone spécifique, le papier à en-tête personnalisé comprend également le nom de l'expéditeur ainsi que ses coordonnées.
Papier à en-tête exécutif
Le papier à en-tête de l'exécutif ressemble beaucoup au papier à en-tête personnalisé en ce sens que son public cible et son sujet sont spécifiques à une personne ou à un problème. Ce papier à en-tête est réservé au personnel de niveau directeur ou supérieur et est utilisé pour des tâches allant de la lettre de résiliation à la lettre d’offre. Le papier à en-tête de l’exécutif peut également figurer sur une lettre type d’un de ses dirigeants. Par exemple, un exécutif peut avoir de nombreuses lettres types envoyées à des fins par défaut. Bien qu’ils soient de nature habituelle, les destinataires sont plus susceptibles de donner la réponse appropriée lorsqu’ils reçoivent une communication depuis un poste supérieur spécifique plutôt que de recevoir une lettre type envoyée à plusieurs destinataires sur du papier à en-tête standard. Le papier à en-tête de l'exécutif a le même format que le papier à en-tête personnalisé, même s'il peut mettre en évidence le titre de l'expéditeur avec une police plus grosse ou plus épaisse. Le papier est aussi généralement de meilleure qualité.
Conception et format
Tous les papiers à en-tête des entreprises doivent avoir un design unique mais aussi standard que possible en format. La conception doit montrer instantanément à votre public la culture et la marque de commerce de votre entreprise. Par exemple, si votre entreprise a des couleurs, des logos ou des slogans marketing spécifiques, ceux-ci doivent être inclus dans tous les en-têtes. Si vous utilisez uniquement des impressions en noir et blanc, votre logo et votre slogan devraient être encore plus visibles. La police de votre papier à en-tête devrait ressortir; Cependant, il ne devrait pas être écrasant ou illisible pour le lecteur. En particulier, votre papier à en-tête ne devrait pas occuper plus de pages que nécessaire.
