Il est parfois nécessaire de modifier la description de travail d'un employé ou d'assigner une tâche spécifique à un employé pour un projet spécial ou pour une période déterminée, telle que la période de vacances ou le congé d'un autre employé. Quelles que soient les circonstances, la communication est un élément important de l’attribution du travail. La communication peut faire la différence entre une performance excellente et un travail incomplet.
Déterminez les raisons pour lesquelles vous attribuez du travail à vos employés. Le processus d'attribution de travail pour la refonte d'une description de travail est différent de celui d'affecter des tâches à un projet d'équipe. Reconcevoir une description de travail est relativement facile car vous disposez d'un canevas vierge pour commencer à attribuer des tâches. Par exemple, si vous devez affecter du travail à un assistant de direction, effectuez une recherche sur les tâches typiques d'un assistant de direction. D'autre part, si votre équipe travaille sur un projet spécifique, déterminez quelles tâches font partie du projet total et déterminez les ressources en personnel mises à votre disposition.
Inventaire des compétences, de l'expérience et des capacités de vos employés. En outre, interrogez les employés sur leur expérience de travail et leurs intérêts professionnels. Selon Women's Media, déléguer de manière efficace requiert une attention particulière à l'ensemble des compétences d'un employé. Il déclare: "Assurez-vous de déléguer à quelqu'un qui peut mener à bien la tâche en cours." C’est pour vous une occasion de motiver les employés qui souhaitent démontrer leurs capacités et améliorer leur valeur pour l’organisation.
Construire une liste de tâches. Servez-vous de votre examen des CV, des applications et des commentaires des employés pour déterminer qui possède les compétences requises pour effectuer le travail. Si vous avez au moins deux employés de qualifications équivalentes et qui ont un intérêt à effectuer le même travail, imaginez un moyen de répartir les responsabilités de sorte qu'un employé ne soit pas favorisé par rapport à un autre.S'il existe seulement de légères différences dans les qualifications des employés, envisagez de les attribuer à l'employé le mieux qualifié et de désigner un remplaçant, au cas où un employé seul ne pourrait pas mener à bien la tâche.
Développez une méthode de communication qui explique le travail assigné, les qualifications nécessaires et les attentes. Il s’agit de l’étape la plus importante dans l’attribution des tâches. Par conséquent, votre communication doit être claire et traiter de tous les aspects du travail. Les résultats attendus et les attentes du poste font partie de vos normes de performance. Les normes de performance sont des mesures que vous utilisez pour les évaluations de performance. Un exemple de norme de performance pour le travail assigné pourrait être "Utilisez Microsoft Access pour entrer 100 enregistrements de vente par semaine avec une précision d'au moins 98%". À l'aide de cet exemple, vous affectez une nouvelle tâche et établissez une norme de performance à intégrer à l'évaluation des performances de l'employé.
Discutez de la nouvelle affectation avec l'employé. Préparez-vous à répondre aux questions sur la manière d'exécuter la tâche, les délais et à qui l'employé devrait adresser ses questions sur l'affectation. Cela fait partie de votre méthode de communication. Vous devez être en mesure d'expliquer en détail la tâche, pourquoi elle est importante pour l'organisation, quelles sont les compétences nécessaires et comment l'employé tire profit de cette nouvelle tâche. Les employés qui s'intéressent au développement de carrière ou à l’amélioration des compétences souhaitent savoir comment ils acceptent d’accepter de nouvelles responsabilités.
