Par définition, un rapport complet est destiné à explorer un sujet ou une idée de manière très détaillée. En affaires, des rapports complets sont souvent utilisés pour évaluer et discuter de la situation financière d'une entreprise. Les rapports complets peuvent également être utilisés à d'autres fins, telles que la synthèse d'une nouvelle tendance commerciale ou la description d'un nouveau marché cible. Apprendre à rédiger un rapport complet peut s'avérer une compétence métier utile pour les employés de tous les niveaux.
Avant de commencer à écrire
Avant de commencer à rédiger votre rapport complet, rassemblez toutes les informations, données, graphiques, tableaux et documents pertinents que vous devez référencer au cours de la rédaction. Vous devez créer un plan, un outil d’écriture pouvant vous aider à organiser vos pensées dans un format structuré. Les grandes lignes sont généralement constituées de phrases courtes ou de phrases pouvant servir de point de départ aux différentes sections de votre rapport. Bien que ces sections varient en fonction du type de rapport que vous écrivez, elles peuvent inclure un résumé, une introduction, une table des matières, plusieurs paragraphes du corps principal, une conclusion, un appendice et une section de références.
Rédaction du rapport
En vous guidant dans vos grandes lignes, commencez par rédiger une première version du rapport complet. Commencez par l'introduction, qui indiquera aux lecteurs ce qu'ils vont lire et expliquera les principaux points qui seront exposés dans le rapport. Après l’introduction, ajoutez plusieurs paragraphes ou sections spécifiques qui traitent des points clés de votre rapport. À la fin du rapport, écrivez une conclusion qui le résume. La conclusion devrait consolider tous les points principaux que vous avez soulevés dans le rapport. Il peut inclure vos recommandations ou opinions sur le sujet traité.
Le résumé
Une fois que vous avez rédigé votre rapport, il est utile de rédiger le résumé. Celui-ci comprend plusieurs paragraphes qui résument l’ensemble du rapport. Le résumé doit donner au lecteur un aperçu condensé du rapport complet afin qu’il puisse identifier les points saillants. Cette section du document est souvent utile aux cadres occupés qui souhaitent prévisualiser le rapport pour mieux comprendre en quoi il consiste. Voici un bref exemple de résumé:
Exemple:
Digital Shirts, Inc. propose des chemises haut de gamme sur mesure dotées d'un algorithme exclusif. Nos magasins sont situés dans certains des plus beaux centres commerciaux du pays, presque exclusivement dans les quartiers à revenu élevé. Nos équipes de vente sont bien formées pour créer une expérience d'achat de chemises artisanale pour chaque client.
Ce rapport a été commandé pour décrire les détails d’un projet de nouvelle aile de la société.
S'appuyant sur des chiffres des cinq dernières années, le rapport montre que le revenu stagne, alors que d'autres détaillants haut de gamme enregistrent des augmentations record. Après des recherches approfondies, le service d’enquête a déterminé que toutes les entreprises dont les revenus avaient augmenté avaient également une augmentation du contenu numérique les connectant à leurs clients.
R & D a déterminé qu'une application d'appareillage numérique, conçue pour conférer à chaque chemise un ajustement parfait sans de longues visites d'adaptation personnelles, générerait une augmentation substantielle des revenus. Ce rapport détaille l’utilisation de l’application, le nombre de recherches pratiques effectuées et les résultats attendus de l’adoption de cette technologie.
Il est recommandé que tous les magasins intègrent la nouvelle technologie d'appareillage numérique et que les supports de formation et de marketing soient créés à temps pour tirer parti de la saison des vacances.
Les documents justificatifs sont utiles
Énumérez la source de tous les graphiques, tableaux ou graphiques que vous avez utilisés dans le rapport en annexe et ajoutez vos sources de recherche à la page de références. Ces pièces justificatives ajouteront du poids à vos arguments.
Le processus de montage
Une fois votre première version terminée, parcourez le rapport complet pour apporter des modifications et des ajouts à votre guise. Vous pouvez vous retrouver avec plusieurs brouillons à la fin du processus d'écriture. Tout au long du processus d’écriture, gardez votre public cible à l’esprit. Le type de langue que vous utiliserez dépendra du lecteur qui lira le rapport complet. Par exemple, si vous écrivez pour un expert dans le domaine, vous pouvez inclure des termes complexes spécifiques à un secteur. Mais si vous écrivez pour un profane, évitez d’utiliser un jargon et des acronymes confus. Dans certains cas, il peut être judicieux de rédiger un rapport complet différent pour chaque groupe de parties prenantes.
Après avoir fini d'écrire
Une fois le processus d'écriture terminé, il est important de relire votre travail plusieurs fois, en apportant les corrections nécessaires. Avant d'envoyer le rapport complet à son public cible, envisagez de demander à un membre du service des communications de votre société de relire et d'éditer le document. Cette étape est cruciale si le rapport complet doit être lu par le public à l’avenir.
L’exactitude, la grammaire et l’orthographe appropriées sont essentielles, en particulier si le rapport est lu par les cadres supérieurs de votre entreprise. Bien que votre travail ne soit pas lu par tous les membres du siège social de l'entreprise, un bon rapport complet ne peut que vous donner une meilleure image lorsque le temps de la promotion arrive.
