Les lettres commerciales sont utilisées pour la communication formelle dans les entreprises et les organisations. Contrairement aux courriers occasionnels écrits à des connaissances proches et à des proches, les lettres commerciales ont pour objectif de transmettre des informations de manière succincte et professionnelle au destinataire. En règle générale, la correspondance commerciale comprend une introduction, un corps et une conclusion. Les différences entre les formats de deux lettres peuvent également être trouvées dans la ponctuation, la longueur, le ton et le style d'écriture. De plus, les lettres commerciales nécessitent généralement un appel à l'action ou une réponse après la réception de la lettre.
Articles dont vous aurez besoin
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Logiciel de traitement de texte
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En-tête de l'entreprise
Commencez avec une entreprise de base ou un papier à en-tête officiel. Assurez-vous que votre adresse est indiquée en haut, avec vos coordonnées et le logo de la société, le cas échéant.
Écris la date. Placez l'adresse du destinataire deux lignes en dessous de la date, au-dessus de la salutation. Inclure le nom, le titre officiel, le nom de l'entreprise et l'adresse du bureau.
Tapez la salutation deux lignes en dessous de l'adresse du destinataire. Adressez le destinataire à l’aide de «Dear» suivi du titre et du nom de famille de la personne. N'oubliez pas d'ajouter un deux-points plutôt qu'une virgule après le nom de famille. Utilisez «À qui de droit» ou «Cher Monsieur / Madame» si vous ne connaissez pas le nom ou le sexe du destinataire.
Commencez votre paragraphe d'introduction après la salutation. Discutez des raisons pour lesquelles vous écrivez la lettre commerciale et de ce que vous souhaitez demander au destinataire. Énoncez votre position si vous présentez un argument. Référencez des événements, des réunions ou des individus familiers ou pertinents pour le lecteur.
Expliquez le but ou le sujet principal de votre lettre dans le corps. Fournissez des exemples à l’appui de votre argument, demande ou proposition. Donnez des détails sur les caractéristiques et les avantages du produit, ainsi que des témoignages de clients si vous vendez à un client ou à un client potentiel.
Suivez le corps avec votre conclusion. Réitérez votre demande ou position initiale. Remerciez le lecteur pour son temps et sa considération, et dites-lui comment elle peut vous contacter pour d’autres questions ou informations.
Terminez par deux lignes plus proches de la dernière phrase du corps. Allouez quatre espaces pour votre signature et votre nom imprimé.
Conseils
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Bien que facultatif, vous pouvez noter le but de la lettre au tout début en incluant une ligne d'objet avant la salutation. Il est également courant d'ajouter une ligne d'attention pour indiquer clairement le destinataire souhaité.
Écrivez des phrases courtes et brèves. Gardez à l'esprit que les lecteurs pourraient écrémer plutôt que de lire chaque mot de votre lettre. Texte en gras que vous jugez important pour le lecteur. Pour les lettres de plus d'une page, regroupez les paragraphes sous les en-têtes ou organisez le contenu à l'aide de puces et de chiffres.
