Une demande de proposition, ou RFP, est un moyen pour les entreprises et les organisations de solliciter des offres auprès de fournisseurs et de fournisseurs pour des produits ou services spécifiques. À l’occasion, une demande de proposition émise nécessitera des éclaircissements ou devra être mise à jour ou modifiée. Cela se fait en créant un addenda à la DP et en le distribuant aux parties qui ont reçu la proposition initiale.
Pour changer les détails
Si vous devez modifier des éléments clés d’une demande de proposition déjà émise, soyez aussi précis que possible, en notant le document, le projet, la modification et les emplacements où trouver les modifications. Par exemple, «Dans la DP 1001 publiée le 5 janvier 2015 à la page 4, sous« Date limite », veuillez noter que la date de soumission des offres a été changée du 1er mars 2015 au 1er avril 2015.»
Pour répondre aux questions
Si vous recevez un certain nombre de répondants potentiels à la DP appelant pour demander des éclaircissements sur un détail particulier, vous pouvez supposer que d'autres posent la même question. L'addenda de clarification devrait inclure les mêmes informations que tout autre addendum à la demande de propositions, mais il devrait souligner que la mise à jour a pour seul but de fournir des clarifications, et non de modifier le contenu d'origine de la demande de propositions. Demandez à votre avocat de revoir votre document avant sa distribution.
