Les réunions ont lieu régulièrement dans le monde des affaires et les procès-verbaux sont les documents officiels utilisés pour consigner les mesures prises et les décisions prises. Étant donné que les procès-verbaux deviennent des documents officiels aux yeux de l'entreprise, toute modification à apporter au procès-verbal nécessite un addendum. Lorsque vous créez un addenda, vous devez savoir quand et comment le présenter au comité de la réunion et l'ajouter au procès-verbal officiel afin que vous n'apportiez pas ces modifications de votre propre chef.
Préparez des copies des procès-verbaux officiels de la dernière réunion afin que toutes les personnes ayant assisté à la réunion puissent les relire.
Distribuez le procès-verbal à la prochaine réunion. Il est de coutume que le président de la réunion commence par examiner le compte rendu de la réunion précédente. Tous les participants doivent lire le procès-verbal et l’approuver avant de continuer. Si quelqu'un a quelque chose à ajouter, modifier ou corriger, c'est le moment opportun de le dire.
Notez les modifications apportées au procès-verbal. Vous pouvez écrire les modifications directement sur votre copie du procès-verbal ou prendre les notes sur une feuille de papier séparée.
Permettez aux membres de la réunion de s’entendre sur les modifications proposées au procès-verbal, qui seront exposées dans l’addenda. Si tout le monde est d'accord, vous pouvez alors créer un addendum au procès-verbal.
Créez l'addenda après la clôture de la réunion. Il est préférable de préparer l’additif juste après la réunion, de manière à ce que l’information soit encore fraîche dans votre esprit. Utilisez le modèle de procès-verbal pour écrire dans les informations de l'addenda.
Distribuez les procès-verbaux officiels accompagnés de l'addenda ci-joint aux membres du groupe de réunion. Vous ne voudrez peut-être pas attendre la prochaine réunion pour le faire, au cas où ce serait lointain. Envoyez plutôt une copie électronique du procès-verbal et de l'addenda par e-mail au groupe et indiquez aux membres que leurs commentaires ou leur approbation sont les bienvenus. Si tous les membres du groupe approuvent les procès-verbaux avec additif, cela devient votre nouveau document de travail.
Apportez les procès-verbaux et addenda à votre prochaine réunion pour obtenir la signature de votre président. Les procès-verbaux ne deviennent officiels que lorsque le président les approuve.
