Avant que le courrier électronique ne gagne en popularité, les transmissions par fax constituaient le seul moyen d’envoyer rapidement une communication écrite. Ils pourraient fournir des papiers et des impressions en quelques minutes sur des centaines ou des milliers de kilomètres. Depuis que le courrier électronique est largement utilisé, certaines entreprises ont complètement abandonné les télécopieurs. Néanmoins, les fax présentent certains avantages par rapport à la communication par courrier électronique.
Problèmes de papier
Etant donné que les transmissions de fax utilisent du papier et que le courrier électronique ne le fait pas, des problèmes avec le papier désavantagent les communications par fax. Comme les imprimantes, les télécopieurs peuvent être confrontés à des bourrages papier. Contrairement aux imprimantes, ces bourrages papier peuvent se produire sur l’une des deux machines nécessaires à la transmission d’une télécopie. Le document original peut provoquer un bourrage dans le télécopieur émetteur et le rendre éventuellement inutilisable si le bourrage est suffisamment grave. Du côté de la réception, le papier en cours d’impression peut se coincer dans le télécopieur et perturber l’ensemble du processus. La machine réceptrice risque également de manquer de papier et l'utilisateur à cette fin risque de ne pas se rendre compte que le papier a disparu pendant un certain temps. En raison de ce délai, les communications urgentes risquent de rester sans réponse pendant des heures, voire des jours.
Processus en une étape
L’une des plus grandes forces des transmissions de fax réside dans le fait qu’une personne manipule un document signé ou un document qui n’existe que sur papier. Si cette personne souhaite envoyer le document dans un courrier électronique, elle doit l’imprimer avec un scanner ou une imprimante multifonction. L’utilisateur doit ensuite modifier l’image numérisée avant de choisir un emplacement sur le disque dur de l’ordinateur pour enregistrer le document numérisé. Lorsque la personne envoie le courrier électronique, le fichier numérisé doit être joint au courrier électronique. En revanche, une personne utilisant un télécopieur place simplement le document dans l'appareil et appuie sur quelques touches pour l'envoyer à la partie destinataire.
Édition
Les documents envoyés par courrier électronique peuvent être modifiés par un utilisateur, contrairement aux documents envoyés par télécopie. Dans les cas où les deux parties collaborent sur un projet, la possibilité de modifier le document facilite cette collaboration, en donnant aux deux utilisateurs la facilité d'effectuer rapidement des modifications. Si les deux parties sont engagées dans une relation conflictuelle, une transmission par fax peut être plus intéressante. La nature de la télécopie sur papier rend plus difficile la modification du document pour diffamer ou manipuler l’autre partie.
Combinaison
Aujourd'hui, de nombreux ordinateurs et imprimantes peuvent envoyer des télécopies et des courriels. Cela signifie que les fichiers numériques peuvent être envoyés d'un ordinateur à un télécopieur, où ils sont livrés sous forme de document. Ces ordinateurs et imprimantes peuvent également recevoir des transmissions de télécopies à partir de télécopieurs, offrant ainsi les avantages de la télécopie et de la messagerie électronique.
