Si vous avez payé des salaires à des employés et retenu des impôts, vous devez déposer des W-2 auprès de la Social Security Administration. Si vous avez jusqu’à 50 employés, vous pouvez archiver électroniquement via le système Business Services Online de la SSA. Le service est sécurisé et vous fournit une preuve instantanée que vous avez classé. Vous avez jusqu'au 31 mars pour déposer par voie électronique; les déclarants en papier ont jusqu'au dernier jour de février. Vous pouvez également imprimer des W-2 et les distribuer à vos employés.
Inscription en ligne aux services aux entreprises
Pour accéder à BSO, vous devez d'abord vous inscrire. Allez sur le site Web Administration de la sécurité sociale, Business Services Online et sélectionnez le bouton «Enregistrer». Vous devrez fournir des informations spécifiques, telles que votre nom, date de naissance, numéro de sécurité sociale, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique. Une fois votre inscription confirmée, vous aurez votre identifiant et votre mot de passe.
Formulaires W-2 / W-3 en ligne
Pour créer des W-2, vous devez accéder aux formulaires W-2 / W-3 Online de BSO. Vous devez également effectuer certaines étapes préliminaires, telles que choisir une année d'imposition, entrer votre numéro d'identification d'employeur et vous assurer qu'aucune exception ou restriction ne s'applique. Par exemple, vous ne pouvez pas utiliser les formulaires W-2 / W-3 en ligne si vous produisez une année d’imposition antérieure à 2011 ou si vous corrigez un formulaire W-2 déjà produit. Pour composer les W-2, suivez les instructions de la page de rapport de salaire de l’OSB. Complétez chaque W-2 comme vous le feriez pour la version papier. Notez les salaires des employés, les impôts retenus et les avantages applicables dans les cases appropriées.
W-2 Impression
Les formulaires W-2 / W-3 Online vous permettent de créer, d’enregistrer, d’imprimer ou de soumettre des W-2. Vous pouvez imprimer et passer en revue les W-2 avant de les soumettre. Si vous avez déjà soumis vos W-2, vous avez 30 jours après la date de soumission pour télécharger vos W-2, lesquels sont disponibles au format PDF. Si vous avez des W-2 préremplis et non finis, le système vous informera que les formulaires sont incomplets. BSO envoie vos W-2 uniquement à la SSA. Il ne les envoie pas aux administrations fiscales nationales et locales concernées. Vous devez les transmettre vous-même.
Formulaires W-2c / W-3c en ligne
Pour corriger un W-2 soumis, déposez un W-2c en utilisant les formulaires W-2c / W-3c en ligne. Ce système vous permet de classer et d’imprimer un W-2 corrigé, quel que soit le format de soumission original. Vous ne pouvez corriger les W-2 soumis que pour les salaires gagnés au cours des trois années, des trois mois et des 15 jours précédents. Vous pouvez compléter et imprimer jusqu'à 25 W-2cs.
Services W-3 et W-3c
Un formulaire W-3 est un formulaire de transmission indiquant le salaire total et les retenues à la source pour tous les employés pour l'année. Vous devez inclure un W-3 lorsque vous envoyez les W-2 de vos employés à la SSA. Pour classer et imprimer un fichier W-3, accédez aux formulaires en ligne W-2 / W-3. Pour classer et imprimer un W-3 corrigé, utilisez les formulaires W-2c / W-3c en ligne.
Classement et impression pour plus de 50 employés
Si vous avez plus de 50 employés, vous pourrez peut-être utiliser le système de "téléchargement de fichier" du BSO pour classer et imprimer des W-2. Pour les spécifications de format de fichier, consultez le site Web Instructions et informations de dépôt de l'employeur W-2 de la Social Security Administration. Choisissez "Publications et formulaires", puis "Spécifications pour le dépôt électronique des formulaires W-2 et W-2c". Sélectionnez le lien de spécifications approprié.
