Imaginez ceci: vous appelez un fournisseur pour commander des widgets et leur envoyez un e-mail pour le confirmer. Le problème est qu’ils vous envoient cinq cas au lieu de quatre et vous envoient avec une facture plus importante que ce à quoi vous vous attendiez. Puisque vous n'avez rien de légal pour tenir ce fournisseur responsable, vous n'avez pas grand-chose à revenir. Vous pourriez vous mettre en colère et menacer de suspendre le paiement, mais tout cela pourrait devenir désordonné et ruiner votre relation. Que faire? À l'avenir, vous pourriez envisager de mettre en place un système de commande d'achat. Les bons de commande jouent un rôle important dans le contrôle des achats professionnels, en vous aidant à suivre les commandes et à gérer les paiements pour le travail effectué.
Qu'est-ce qu'un bon de commande?
Un bon de commande est la confirmation officielle d'une commande de biens et de services. Il s'agit d'un contrat entre une entreprise et ses fournisseurs. Ainsi, le fournisseur sait exactement ce qui a été commandé et l'entreprise sait exactement quels produits et services seront livrés et à quelle date. Lorsqu'un fournisseur accepte un bon de commande, il crée un contrat juridiquement contraignant entre les deux parties. Ainsi, vous ne serez jamais coincé avec un nombre supplémentaire de widgets dont vous n’avez pas besoin, et le fournisseur est protégé car il dispose désormais des preuves juridiques que les biens et les services ont été commandés. Si vous ne créez pas de commande d'achat, le client ne passera aucune commande ferme.
À quoi ressemblent les commandes d'achat?
Les bons de commande ressemblent beaucoup à une facture. La seule différence est que l'acheteur les crée et non le vendeur. Généralement, un bon de commande comprendra les informations suivantes:
- Informations sur la société de l'acheteur.
- Adresse de livraison / facturation.
- Informations sur la société du fournisseur.
- Détails de la commande - produit, quantité, prix et date de livraison.
- Date de la commande.
- Numéro de bon de commande.
Il peut également y avoir des conditions spécifiques concernant la commande, telles que le moment où le paiement doit être effectué. De nombreuses entreprises créent un document de commande standardisé contenant des informations génériques afin de garantir la cohérence.
Qu'est-ce qu'un numéro de commande?
Si vous devez inclure un article sur le bon de commande, il s’agit du numéro de bon de commande. Le numéro de bon de commande est un numéro de référence unique qui vous permet de faire correspondre les livraisons aux achats dès leur arrivée. Leur utilisation devrait accélérer le traitement de votre facture, car vous pouvez facilement savoir quand les paiements ont été effectués pour des commandes spécifiques. Cela minimise également le risque de paiements incorrects car vous ne paierez pas sur des factures sans bon de commande correspondant.
Voici un exemple. Supposons que vous ayez besoin d'un nouvel ensemble de classeurs. Vous créez une commande d'achat avec la taille, la quantité et les exigences spécifiques des armoires, puis vous l'envoyez au fabricant. Une fois que le fabricant a approuvé le bon de commande, il crée un contrat légal entre les deux parties. Le fabricant vous enverra les armoires et vous enverra une facture indiquant le montant total dû. Cette facture indiquera le numéro du bon de commande. Ainsi, lorsque vous recevez la facture, vous pouvez la comparer au bon de commande pour vous assurer que les deux documents correspondent. S'ils le font, allez-y et payez. Si ce n'est pas le cas, quelqu'un a commis une erreur sur laquelle vous devez enquêter.
Comment intégrer un système de bons de commande dans votre entreprise?
Si vous n'avez jamais utilisé de bon de commande auparavant, vous seriez pardonné de penser que c'est aussi simple que de configurer un modèle de bon de commande dans Microsoft Word ou dans votre logiciel de comptabilité. Ces options sont idéales pour créer un bon de commande physique, mais vous devez également prendre en compte d'autres éléments avant d'intégrer un système de bon de commande à votre entreprise:
Qui fait les achats?
Un administrateur de commande principal doit contrôler le système de commande. Cela centralisera vos achats et vous indiquera clairement combien d'argent vous dépensez. Dès la création d'un bon de commande, l'administrateur peut immédiatement en intégrer le coût dans le budget de l'entreprise. Essentiellement, vous commencerez par retirer les cartes de crédit des mains de l'état-major.
Quel est le processus pour soulever une demande?
Chaque processus de bon de commande commence par une demande. Il s'agit d'une demande de bon de commande que les employés adressent chaque fois qu'ils ont besoin d'acheter des biens ou des services. Vous devrez créer un modèle de demande d'achat standardisé, que tous les membres du personnel devront ensuite utiliser. De nombreuses petites entreprises permettent à leur personnel d'envoyer simplement leur demande par courrier électronique à un responsable, qui assurera la liaison avec l'administrateur pour allouer un budget, obtenir l'approbation de l'achat et générer le bon de commande nécessaire.
L'ajout d'un système de réquisition garantit que le personnel doit obtenir un avis centralisé avant d'acheter afin que rien ne passe entre les mailles du filet. Bientôt, vous aurez assez de données pour savoir comment les employés utilisent les fournitures et repérer les habitudes d'achat, par exemple, existe-t-il des opportunités d'achat en volume à prix réduit chez un fournisseur?
Comment allez-vous vous connecter le bon de commande?
Les administrateurs peuvent choisir d’approuver, de rejeter ou de signaler une demande pour une discussion plus approfondie. Une fois la demande approuvée, l'administrateur du bon de commande doit attribuer un numéro de bon de commande à la commande (vous pouvez utiliser n'importe quel code alphanumérique de votre choix) et l'enregistrer sur un registre de bon de commande. Tenir un registre vous permet de conserver un total cumulé d’achats. Vous pouvez voir l'impact d'une demande avant de l'approuver et mettre à jour votre budget chaque fois qu'un bon de commande est créé. C'est également un élément clé des pistes de vérification, garantissant qu'il n'y a pas de différence entre les fournitures et les paiements.
Comment allez-vous gérer les fournisseurs?
Bien sûr, vous devrez faire savoir à vos fournisseurs que vous passez à un système de commande d'achat. C'est aussi simple que de contacter vos fournisseurs et de les informer que vous soumettez un bon de commande avant d'effectuer le paiement des marchandises. La manière dont vous transmettez le bon de commande au fournisseur dépend de vous - le plus souvent, l'administrateur l'envoie directement au destinataire par courrier électronique.
Une fois que le fournisseur a reçu votre commande, il doit vérifier soigneusement les erreurs avant de préparer les marchandises à livrer. De nombreux grands fournisseurs sont habitués aux achats adossés à des commandes et disposent de systèmes configurés pour signaler votre compte si vous essayez d'acheter sans bon de commande.
Comment rapprocherez-vous les paiements de factures avec le registre des bons de commande?
Si vous tenez un registre de commande à jour, le rapprochement des factures ou des relevés de carte de crédit avec le bon de commande ne sera ni particulièrement difficile ni fastidieux. Vous souhaitez simplement signaler tout achat qui n'a pas été enregistré avec un bon de commande. Ensuite, il faut former le personnel à éliminer tout achat excédentaire à l’avenir.
Devez-vous automatiser le processus de commande?
Au lieu de faire les choses manuellement, vous pouvez choisir d'investir dans certains logiciels d'achat pour les propriétaires de petites entreprises. Ces systèmes peuvent automatiser vos demandes et vos approbations de routine et générer automatiquement des bons de commande, ce qui simplifie grandement le processus. Ils gèrent également vos documents d'achat à partir d'un site centralisé, accessible de partout, ce qui facilite la gestion des commandes d'achat lors de vos déplacements. Certains systèmes ont d'autres fonctionnalités utiles, telles qu'un catalogue de fournisseurs pour faciliter et faciliter l'utilisation des demandes d'achat à vos employés.
Les plates-formes sont aussi larges que longues, et il existe de nombreux sites de révision en ligne pour vous aider à préciser les options. Comme toujours, profitez des démos et des périodes d’essai gratuites pour être sûr d’avoir pris la bonne décision avant d’acheter.
