Organiser un cabinet d’avocat est un excellent moyen pour les parajuristes, les secrétaires juridiques et les assistants juridiques d’aider les avocats. Dans les petits cabinets d’avocats, les avocats peuvent même être obligés de s’organiser. La plupart des cabinets d'avocats ont un système de classement centralisé, et les dossiers ne sont archivés aux avocats que lorsque cela est nécessaire. Parce que les avocats passent leur temps à rencontrer les clients, à assister aux procédures judiciaires, à recueillir des dépositions et à effectuer d’autres tâches, ils dépendent de l’organisation du bureau pour trouver les documents nécessaires.
Cas prospectifs
Chaque avocat du cabinet d’avocat a besoin d’un système de suivi des informations relatives aux affaires futures.Jim Wirken, avocat au procès civil et président du conseil d'administration du Wirken Law Group de Kansas City, recommande d'utiliser un formulaire appelé Prospective New Matter Report. Ce formulaire standard aide un avocat à suivre les informations d'un client éventuel, à conserver des notes sur les conversations en rapport avec l'affaire et à enregistrer le temps consacré à ses consultations. Si un dossier est ouvert ultérieurement, un avocat ou une personne de soutien peut utiliser ce formulaire pour créer un fichier papier et un nouveau fichier dans un système de base de données de gestion de cas.
Organisation du fichier
L'organisation des fichiers est la clé pour organiser un cabinet d'avocats. Ce processus est important pour l'organisation des dossiers et pour la comptabilité. L'organisation des dossiers aide également un cabinet d'avocats à freiner les perceptions des clients en matière de faute professionnelle et à faciliter la rétention des clients. Pour les dossiers papier, un cabinet d’avocats devrait mettre au point un système d’organisation de chaque dossier. Par exemple, dans chaque section d'un fichier, le même type de document doit être placé à chaque fois. Dans chaque section, les documents peuvent nécessiter des onglets colorés (avec des chiffres ou des dates) pour indiquer le début et la fin de chaque document. Les articles doivent être classés par ordre chronologique, avec le document le plus récent en haut ou au dos de chaque section.
Un cabinet d'avocats peut développer un guide de dossiers et le fournir à tous les employés. Les nouveaux commis au classement peuvent avoir besoin de formation pour comprendre le guide de classement. Les avocats et le personnel d’assistance juridique doivent s’appuyer sur le personnel de classement professionnel pour la plupart des tâches de classement.
Stockage électronique des données
Une organisation peut également utiliser un système de base de données de gestion de cas pour suivre les informations de cas et de comptabilité. Certains systèmes de gestion de base de données incluent la possibilité de joindre des fax, des documents électroniques et des documents numérisés aux dossiers de la base de données électronique. Certains systèmes de base de données sont particulièrement utiles pour des tâches non routinières, telles que la vérification de la représentation d'un client dans un conflit d'intérêts (ce qui pourrait entraîner une violation de l'éthique).
Les employés et les avocats devraient recevoir une formation sur l’utilisation de ce système de gestion de base de données pour stocker des informations par voie électronique. Un cabinet d'avocats peut souhaiter limiter les profils d'utilisateurs pouvant insérer ou supprimer des enregistrements afin d'éviter de perdre des informations client importantes.
