Si vous possédez une entreprise, vous devez pouvoir acheter des fournitures à crédit. La seule façon de faire consiste à soumettre un bon de commande indiquant qui approuve l'achat. Sans ordre d'achat, vous risquez de réduire votre trésorerie ou d'augmenter votre dette, car vous devrez acheter avec de l'argent ou un crédit. La création d'un bon de commande vous permet de payer dans un délai de 90 jours. Cette flexibilité vous permet de rester en affaires.
Ouvrez un nouveau document à l'aide de votre logiciel d'édition de documents préféré. MS Word, MS Excel, Peach Tree Accounting ou Quickbook contiennent les outils nécessaires pour créer un bon de commande. Si vous souhaitez une option gratuite, Google Documents vous permet d’utiliser leur programme de traitement de texte en ligne et Open Office.org propose des alternatives gratuites aux produits MS Office.
Tapez le nom de votre société, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre numéro de fax et votre adresse électronique dans le coin supérieur gauche du document. Si vous avez un logo, importez-le et positionnez-le à gauche du nom et de l'adresse de votre société. En dessous de votre adresse, indiquez votre numéro de taxe de vente au détail afin que vous puissiez bénéficier d'une exemption de la taxe sur les ventes pour certains types de fournitures professionnelles.
Créez un espace pour le numéro de commande en tapant "Commande **** ____ "dans la partie supérieure centrale du document. Lorsque vous utilisez votre commande pour acheter des marchandises, attribuez un numéro dans cet espace, de sorte qu'il ressemble à" Commande 00012. Si vous travaillez dans Quickbook ou Peach Tree, le logiciel assignera automatiquement un numéro consécutif.
Créez une section "Date d'échéance" dans le coin supérieur droit du document. Définissez la police de cette information sur 20 ou 22 points pour que le fournisseur sache quand vous aurez besoin de la livraison.
Créez des colonnes individuelles pour chaque détail du produit que vous souhaitez acheter. Les colonnes communes incluent la date, la quantité, la description de l'article et le prix du produit. Certains fournisseurs, cependant, exigent des informations supplémentaires telles que le numéro CUP ou le numéro de catalogue. Créez trois colonnes "diverses" pour gérer des identificateurs de produit uniques.
Créez un espace de sous-total, de taxe et de total général sous les colonnes correspondant à la totalité de l'achat.
Créez une section "Instructions de livraison" vers le bas de la page qui devrait inclure un espace pour une adresse de livraison (si différente de l'adresse de la société) et des instructions spéciales indiquant où le livreur doit prendre les produits.
Créez une ligne de signature pour la signature du signataire autorisé. Vous pouvez demander à la personne de signer chaque commande d'achat, mais de nombreux programmes de traitement de texte vous permettront d'importer une signature graphique et de la placer dans le document.
Au bas du formulaire, indiquez les conditions d'achat, telles que l'acceptation de la livraison, les produits endommagés, les conditions de facturation et les conditions de paiement.
