Le courrier électronique est devenu le moyen de communication standard pour les entreprises et ceux qui communiquent avec elles. Cela dit, une lettre professionnelle traditionnelle est parfois nécessaire. Cela peut être pour la recherche d'emploi, les propositions commerciales ou même pour des raisons juridiques. Formatez correctement la lettre pour obtenir les meilleurs résultats. Les styles commerciaux actuels utilisent la lettre "format de bloc" pour les entreprises plutôt que le "style en retrait" utilisé pour les lettres moins formelles.
Créer un en-tête
L'en-tête contient vos informations, notamment votre nom, votre raison sociale (le cas échéant), votre adresse et d'autres informations de contact pertinentes, telles que votre numéro de téléphone, votre télécopieur et votre adresse électronique. La plupart des programmes informatiques de traitement de texte ouvrent la section "en-tête" en double-cliquant sur la partie supérieure de la page de fichier vierge. Dans le style de bloc, il n'y a pas d'indentation ou de centrage de l'information. C'est simplement un bloc d'informations le long de la marge gauche. Cet en-tête est utilisé uniquement sur la première page.
Si vous ne parvenez pas à créer un en-tête dans la section d'en-tête, vous avez deux options. Déplacez l'en-tête vers le corps principal en tant que premier bloc ou placez la date en premier avec vos informations de contact entre la date et les informations du destinataire.
Date, adresse et salutation
La date, l'adresse et le message d'accueil sont les trois premiers blocs de la section de la lettre principale. Assurez-vous de ne pas être dans la section d'en-tête en cliquant sur la page du corps principal. La première ligne est la date formatée en épelant le mois avec le jour et l'année suivants, par exemple le 10 mai 2017.
Laissez une ligne vide entre la date et le bloc d’adresse du destinataire. Inclure "M.", "Mme" ou "Mme" le cas échéant. Utilisez l'adresse complète et les informations de contact, en plaçant les informations de rue sur une ligne et la ville, indiquez-la sur la ligne suivante. Passez une ligne pour la salutation suivie de deux points, par exemple "Dear Ms. Smith:".
Formater le corps de la lettre
Entre l'adresse et la salutation, ou après la salutation, vous pouvez inclure une référence pour la lettre résumant le sujet, telle que "RE: Supervisor Position". Continuez ensuite à écrire le corps de la lettre. Utilisez une police conservatrice de 10 ou 12 points telle que Times New Roman, Cambria ou Arial. Les paragraphes ne sont pas en retrait, placés dans la marge de gauche et séparés par un interligne. Les marges doivent être d'un pouce de tous les côtés du document.
Passer à la deuxième page
Inclure les informations de contact en-tête uniquement sur la première page de la lettre. Comme indiqué précédemment, la première page est le seul endroit où un en-tête doit être saisi avec le nom complet et l'adresse de l'expéditeur. L'en-tête de la deuxième page doit indiquer le numéro de page centré. Vous pouvez également inclure le destinataire de la lettre dans la marge de gauche et la date dans la marge de droite, ce qui aide le lecteur à identifier le document si les deux pages sont jamais séparées.
Fermer la lettre
Les lettres sont fermées avec un bloc de signature. Fermez la lettre sur la deuxième page en utilisant une fermeture neutre mais sympathique telle que "Sincèrement" ou "Meilleures salutations". La fermeture est suivie d'une virgule, de quatre espaces et de votre nom. Indiquez votre titre, le cas échéant, sous votre nom. Signez la lettre à l’encre bleue ou noire dans l’espace au-dessus de votre nom.
Si vous incluez quelque chose dans la lettre, tel qu'un curriculum vitae ou une proposition, vous voudrez bien noter qu'il y a une "annexe (s)" deux lignes sous votre nom.
