La communication professionnelle officielle est sur le papier à en-tête de la société et contient généralement la signature de l'auteur sous la salutation de clôture. Le format de ce type de communication d'entreprise est simple. Cependant, une lettre qui requiert les signatures de plusieurs personnes doit être composée et formatée d'une manière légèrement différente pour expliquer pourquoi la lettre contient plusieurs signatures et pour laisser de la place pour plusieurs signatures.
Format de bloc traditionnel
La correspondance commerciale doit être au format de bloc traditionnel, ce qui signifie que la date est deux espaces en dessous de l'en-tête; le nom du destinataire et son adresse postale sont deux espaces en dessous de la date; une ligne d'objet est deux espaces en dessous des informations du destinataire et, enfin, deux espaces en dessous de l'objet est le message d'accueil. Les salutations acceptables pour les correspondances officielles sont «Chère Mme Smith», «Cher M. Jones», «Messieurs» ou simplement «Salutations». Le dernier exemple est utile lorsque votre lettre est destinée à plusieurs destinataires mixtes. Le format de bloc traditionnel signifie que les paragraphes ne sont pas mis en retrait avec chaque ligne alignée sur la marge de gauche.
Raison des signatures multiples
Bien que la personne à qui vous adressez votre correspondance sache peut-être déjà pourquoi il y a plusieurs signataires, il est sage de réitérer brièvement la raison dans le corps de votre lettre. Les cas, dans lesquels une lettre peut nécessiter plusieurs signatures, incluent la communication d’une action nécessitant l’autorisation de plus d’une personne ou l’expression des vues collectives de plusieurs personnes appuyant le message que votre lettre transmet. Par exemple, vous pouvez écrire: "Au nom de l’équipe de direction de la société ABC, cette lettre expose le consensus auquel nous sommes parvenus après avoir discuté de votre demande écrite d’embaucher du personnel supplémentaire dans le domaine des ressources humaines". Dans le premier paragraphe de la lettre, indiquez le motif de votre communication et la raison pour laquelle la lettre contient plusieurs signatures. Les paragraphes suivants de votre lettre sont bien sûr alignés sur la marge gauche.
Mots de clôture et blocs de signature
La salutation finale devrait être celle qui convient pour une lettre officielle, telle que "Très sincèrement", "Respectueusement" ou "Meilleures salutations". La dernière phrase commence par deux lignes au-dessous du dernier paragraphe.
Si vous ne disposez que de deux signataires, ignorez quatre lignes suffisantes pour une signature écrite et tapez le nom du premier signataire au ras de la marge de gauche. Sur la ligne située sous le nom du signataire, tapez leur position ou leur titre. Sautez quatre lignes supplémentaires pour le nom et la position ou le titre du second signataire. Le nom et le titre de la personne qui occupe un rang supérieur dans l’organisation doivent constituer le premier bloc de signature.
Si vous avez trois signataires, ignorez quatre espaces et tapez le nom du signataire 1 au ras de la marge de gauche. Tabulation et tapez le nom de Signer 2; recommencez la lecture et tapez le nom de Signer 3. Ignorez une ligne et tapez le titre ou le titre de Signer 1, faites-le de nouveau et faites de même pour Signer 2 et Signer 3 afin que leurs titres soient directement sous leurs noms dactylographiés.
Pour quatre signataires, sautez quatre lignes et tapez le nom du signataire 1 au ras de la marge de gauche. Faites un onglet jusqu'au milieu de la page et tapez le nom du signataire 2; passez à la ligne suivante et tapez la position ou le titre de Signer 1 et Signer 2 directement sous leur nom. Passez quatre autres lignes et répétez le format pour Signer 3 et Signer 4.
Faites circuler votre brouillon
Étant donné que vous rédigez une lettre au nom de plusieurs personnes, il est recommandé de faire circuler le brouillon avant de demander leur signature. Dites-leur que leur contribution est la bienvenue et envoyez le projet par courrier électronique ou en rendant visite à chaque personne individuellement. Lorsque tout le monde s’accorde sur le contenu et la remise du message de la lettre, préparez la version finale et indiquez à tous que vous la distribuerez personnellement pour signature.
