De nombreuses entreprises, grandes et petites, utilisent les cartes de crédit émises par les entreprises pour permettre aux employés d'effectuer de petits achats ou de payer d'autres dépenses liées aux affaires. Afin de réduire les risques d'abus, des stratégies bien définies d'utilisation des cartes doivent être communiquées aux employés et à leurs superviseurs. Ces stratégies doivent traiter des problèmes tels que l'utilisation appropriée, la sécurité, les limitations et les procédures de révision.
Responsabilités du titulaire
Les employés sélectionnés pour recevoir des cartes de crédit professionnelles doivent être tenus pour responsables de la sécurité de la carte, ainsi que de la confidentialité des informations relatives à l'entreprise. Cette responsabilité devrait inclure la conservation de la carte dans un endroit sûr, la protection de son numéro d’identification personnel et la vérification des relevés concernant des activités frauduleuses. Les cartes de crédit d'entreprise ne doivent jamais être utilisées par quelqu'un d'autre que le titulaire de la carte. Les cartes perdues ou volées doivent être signalées à l'émetteur de la carte et à la société dès que possible.
Limites de dépenses
Les cartes de crédit des entreprises doivent inclure des limites de dépenses correspondant aux besoins anticipés de l'employé. Ces limites doivent être communiquées à l'employé au moment de leur émission et strictement observées. Les employés doivent s’assurer que l’utilisation ne dépasse pas cette limite et n’entraîne pas de pénalités ou de frais excessifs. Les cartes de crédit d'entreprise ne doivent jamais être utilisées pour des avances de fonds.
Rapport d'utilisation
Les employés doivent être tenus responsables des rapports d’utilisation réguliers adressés au superviseur désigné.Ces rapports doivent inclure une explication détaillée des frais individuels, des reçus originaux et des codes de comptabilité appropriés de la société. Ces informations doivent être jointes au relevé mensuel applicable et soumises avec suffisamment de temps pour éviter les frais de retard.
Usage personnel
Sauf si elle est incluse dans le package de rémunération des employés, l'utilisation personnelle d'une carte de crédit d'entreprise ne devrait pas être autorisée. L'utilisation personnelle doit être définie comme toute charge non directement liée au fonctionnement de l'entreprise ou aux dépenses connexes. L'utilisation personnelle dans une situation d'urgence devrait nécessiter des explications supplémentaires et un remboursement immédiat à l'entreprise.
Examen de l'utilisation
L'examen de l'utilisation de la carte de crédit par les employés doit être effectué régulièrement. Cet examen doit être effectué à la fois par le supérieur hiérarchique immédiat de l'employé et par un membre du service de comptabilité. Le superviseur de l'employé doit être tenu de déterminer l'utilisation qui convient et qui convient aux responsabilités de son travail. Le service de la comptabilité doit s'assurer que les paiements et les crédits sont traités correctement et que les limites d'utilisation ne sont pas dépassées.
