Chaque transaction effectuée dans une organisation nécessite que le service comptabilité prenne en compte son impact financier. Le comptable doit enregistrer chaque transaction ayant un impact financier dans les registres comptables. De nombreuses entreprises émettent des cartes de débit et de crédit aux employés afin de réduire les remboursements de dépenses qu’elles traitent. Au lieu de rembourser les employés, la société paie la facture de carte de crédit ou ajuste ses enregistrements pour la transaction de débit. Les écritures comptables varient selon que l'employé a utilisé une carte de débit ou de crédit.
Transaction par carte de débit
Les banques émettent des cartes de débit aux employés de l'entreprise afin de réduire le nombre de chèques que l'entreprise doit imprimer. Une transaction par carte de débit supprime les espèces du compte bancaire de la société au moment de la transaction. L'employé utilise une carte de débit de la même manière qu'il utilise une carte de crédit lors de ses achats. La banque reçoit un avis électronique de la transaction et transfère l'argent au fournisseur pour payer la transaction.
Comptabilité par carte de débit
Lorsqu'un employé effectue une transaction à l'aide de la carte de débit, le comptable de l'entreprise doit mettre à jour les enregistrements financiers. Le comptable contacte l'employé pour déterminer le but de la transaction. Le comptable utilise ces informations pour déterminer le compte de dépenses à utiliser dans l'écriture comptable. Le comptable augmente le compte de dépenses et diminue les liquidités.
Transaction par carte de crédit
Les banques émettent des cartes de crédit aux employés de l'entreprise afin de réduire le nombre de rapports de dépenses soumis par les employés. Une transaction par carte de crédit crée un passif pour la société, qui doit payer la banque à la fin de la période. L'employé utilise une carte de crédit pour effectuer des achats en ligne, par téléphone ou en personne. La banque reçoit un avis électronique de la transaction. À la fin de la période, la banque ajoute toutes les transactions et envoie une facture à l'entreprise.
Comptabilité de carte de crédit
Lorsqu'un employé effectue une transaction en utilisant sa carte de crédit, il conserve son reçu et écrit une description de la transaction sur le reçu. À la fin du mois, elle transmet tous ses reçus au comptable de l'entreprise. Le comptable compare les recettes à la facture et s'assure que toutes les transactions sont comptabilisées. Le comptable utilise les recettes pour déterminer le compte de dépenses à utiliser dans l'écriture comptable. Le comptable augmente le compte de dépenses et diminue les liquidités.
