Si votre entreprise compte plus d'un employé et que ces employés voyagent ou font des achats pour l'entreprise avec leur carte de crédit personnelle, vous avez besoin d'une politique de remboursement par carte de crédit.Les politiques de remboursement par carte de crédit vous permettent de déterminer les dépenses à rembourser, de limiter les dépenses et d’informer les employés du fonctionnement du processus de remboursement.
Déterminer si une pré-approbation est nécessaire
Rembourser les dépenses de carte de crédit des employés peut être un cauchemar budgétaire si les ressources humaines et la comptabilité n’ont aucune idée du type de frais à prévoir. Exiger une approbation préalable pour tout ou partie des dépenses de carte de crédit peut éliminer le choc des étiquettes lors du rapprochement des frais de remboursement par carte de crédit. Les formulaires d'autorisation de voyage ou de dépenses et les bons de commande peuvent aider les responsables à empêcher les dépenses non autorisées, tout en aidant les ressources humaines et la comptabilité à avoir une idée approximative des coûts à rembourser.
Fixer les limites de dépenses
Le plafonnement des remboursements par carte de crédit en fixant des limites aux dépenses est un autre moyen par lequel les politiques de remboursement par carte de crédit peuvent aider à éviter les problèmes budgétaires. L'établissement de limites de dépenses pour les repas, les hôtels et les divertissements permet de contrôler les remboursements de voyage, tandis que les remboursements de services ou de matériel doivent être contrôlés au moyen de bons de commande ou d'une autorisation préalable. Les indemnités standard pour les repas, par exemple, peuvent éliminer la nécessité pour les employés de remettre les reçus et sont utiles pour les organisations qui traitent un grand nombre de remboursements.
Définir quelles dépenses seront remboursées
Toute politique de remboursement par carte de crédit doit définir clairement les dépenses qui seront remboursées. Bien que les frais de restauration, de déplacement et d’hébergement soient des frais standard de remboursement, la culture de l’entreprise peut imposer d’autres frais sujets à remboursement, tels que les frais de divertissement, incluant ou excluant les boissons alcoolisées et le service de blanchisserie pour les voyages d’affaires prolongés. Votre politique doit définir quels coûts peuvent être remboursés et à quel moment, afin d’éviter que les employés abusent des comptes de dépenses.
Déterminer ce qui est nécessaire pour justifier le remboursement
Le remboursement des frais de carte de crédit des employés peut rapidement devenir problématique pour la comptabilité et les ressources humaines si la politique de remboursement ne détermine pas la documentation requise. Tandis que certaines entreprises utilisent des reçus individuels, d’autres utilisent des reçus envoyés par courrier électronique ou des copies annotées des relevés de carte de crédit, ou définissent des indemnités standard pour la plupart des dépenses remboursables afin d’éviter tout excès de papier. Le volume des remboursements que votre organisation traite devrait dicter votre politique.
