Si vous envisagez de créer une entreprise, vous devez envisager de créer un bureau à partir duquel planifier et gérer cette entreprise. Des ordinateurs aux copieurs, les bureaux modernes ont besoin de plusieurs types d’équipements, de mobilier et de fournitures pour fonctionner efficacement. Le matériel de bureau appartient à quelques catégories, en fonction de sa fonction dans le bureau.
Qu'est-ce qu'un équipement de bureau?
Le terme «matériel de bureau» comprend tout actif à long terme utilisé pour effectuer des tâches administratives ou liées au bureau. Donc, la catégorie est très large. En fait, il est souvent plus facile pour la comptabilité et l’impôt de prendre en compte ce qui est exclu du matériel de bureau. Notamment, les fournitures de bureau et le mobilier de bureau sont généralement classés et suivis séparément du matériel de bureau. Les fournitures de bureau comprennent le matériel que vous vous attendez normalement à consommer et à remplacer plus régulièrement. Les exemples incluent des articles tels que le papier à en-tête et autres articles de papeterie, les cartes de visite, etc. Les bureaux, les chaises de bureau, les sièges clients ou clients, les tables et autres meubles sont compris dans la catégorie mobilier de bureau.
Équipement informatique
Les bureaux modernes investissent beaucoup dans le matériel informatique, car il est généralement essentiel de rester connecté à la fois en interne et avec le monde. La plupart des bureaux auront besoin de plusieurs ordinateurs de bureau et ordinateurs portables, ainsi que d’imprimantes pour créer des copies papier de lettres, accords et autres documents. Les offices peuvent également avoir besoin de convertir des copies papier de documents en fichiers numériques. Des scanneurs et des câbles pour connecter le périphérique à un ordinateur sont nécessaires pour de telles tâches. Des appareils photo numériques, des projecteurs pour présentations et des imprimantes d'images peuvent également être nécessaires.
Matériel de communication
Les bureaux commerciaux dépendent énormément de leur capacité à communiquer avec d'autres services ou sites de la même entreprise, ainsi qu'avec d'autres entreprises, clients et fournisseurs. Les téléphones permettent également de connecter les employés de bureau en interne, ce qui contribue à accroître la productivité en réduisant le temps de marche pour transmettre des messages rapides. Les communications entre bureaux contribuent également à donner une image plus professionnelle aux visiteurs des bureaux.
Bien que les télécopieurs soient moins utilisés que par le passé dans les bureaux d’affaires, certaines entreprises exigent toujours leur utilisation pour la transmission de documents papier qui ne peuvent pas être numérisés. Cela se trouve plus souvent dans les bureaux qui gèrent des dossiers papier sécurisés, sensibles ou confidentiels, tels que les cabinets d’avocats et les cabinets médicaux.
Si un bureau nécessite une préparation importante de documents, en particulier de correspondance, il peut être prudent d’investir dans un équipement de dictée afin de permettre aux assistants administratifs de traiter et de créer plus facilement des copies papier des lettres et autres documents dictés. Un téléphone sans fil, un répondeur, un casque Bluetooth, un appareil cellulaire ou un smartphone, un magnétophone, un équipement d’enregistrement et d’affichage vidéo, un téléviseur ou un moniteur.
Equipement de bureau général
D'autres équipements peuvent également être requis par les bureaux. Les classeurs sont importants pour conserver des copies des documents qui doivent être conservés sur place, que ce soit par sécurité ou pour référence. Pour la même raison, un coffre-fort ignifuge peut protéger des objets de valeur et des documents originaux sensibles.
Certaines pièces d'équipement sont tellement omniprésentes que presque tous les bureaux en auront besoin et en feront un usage régulier. Par exemple, le photocopieur aide les bureaux à créer les doublons nécessaires des documents que l'entreprise doit créer pour les partenaires et les clients, tels que la correspondance et les accords ou contrats. Les déchiqueteuses sont également nécessaires pour éliminer de manière sécurisée les informations sensibles, exclusives ou autrement confidentielles.
Les bureaux peuvent également avoir besoin d'autres équipements généraux tels que des compteurs postaux pour traiter le courrier sortant, un étiqueteur pour les besoins de stockage et des tableaux blancs pour les séances de planification et de stratégie.
