Lorsque vous entendez le terme "lettre de parrainage" - également appelé proposition de parrainage -, il s'agit généralement d'une demande d'argent ou de don émanant d'une organisation à but non lucratif. Mais que vous dirigiez une petite entreprise à but non lucratif ou à but lucratif, vous pouvez toujours utiliser une lettre de parrainage pour aider à rassembler du soutien pour des événements.
Comme son nom l'indique, une lettre de parrainage est essentiellement une demande de parrainage. Cette lettre demande au destinataire de fournir de l’argent ou un don en nature - probablement ce dernier lorsqu’il est envoyé d’une petite entreprise - tout en précisant le type de mesures d’incitation prévues pour la partie donatrice. Ce type de sollicitation hors du commun peut devenir un peu gênant. Il est donc utile de savoir quand utiliser une lettre de parrainage et avoir une idée de la tactique à adopter pour en écrire une.
Évaluer la situation
Éloignons-nous de cela - les lettres de parrainage ne sont pas une excuse pour votre petite entreprise qui sollicite de l'argent comme votre propre Kickstarter privé. Mais les organisations à but non lucratif et les petites entreprises peuvent être impliquées dans l'organisation d'événements qui renforcent la communauté, y compris le monde des affaires local, et c'est là que ces lettres entrent en jeu.
Si votre entreprise organise une collecte de fonds pour votre organisme de bienfaisance national spécialisé dans les refuges pour animaux ou les bourses locales, il peut être crucial de contacter d'autres entreprises ou organisations par le biais d'une lettre de parrainage. De même, si vous participez à une journée communautaire, à un événement d'engagement des entreprises locales ou à un événement de quartier tel qu'un gala ou un marathon. Si c'est pour une bonne cause, une lettre de parrainage pourrait bien être la solution pour gagner des amuse-gueules dans la boulangerie végétalienne locale, des manèges et une machine à karaoké de la société de distribution, des bannières, des affiches et des invitations de l'imprimeur.
Clouez votre lettre de parrainage
Comme pratiquement toute bonne lettre, une lettre de parrainage comprend tous les éléments de base de l’en-tête, tels que votre nom, le nom de votre entreprise, votre adresse et vos coordonnées. Sachez qui est le décideur dans ce département et adressez-lui votre lettre plus précisément. Maintenant passons aux bonnes choses.
Tout d'abord, concentrez-vous sur l'événement. En plus des détails logistiques tels que l’heure et le lieu, indiquez au lecteur une description de son plaisir ou de la manière dont il impliquera la communauté, et quel genre de bien qu’il fera pour sa cause, ainsi que de valeur promotionnelle qu’il offre aux sponsors. Si vous avez déjà attrapé quelques sponsors, chargez la lettre avec leurs noms afin de légitimer votre cause et de renforcer la confiance (il est correct de nommer drop dans ce cas). De même, profitez de cette occasion pour souligner brièvement les succès passés que vous avez pu avoir avec des initiatives similaires.
Restez concis - moins d'une page, c'est l'idéal - et une fois que vous avez défini le "quoi" et le "pourquoi" de votre événement de manière attrayante, ne faites pas le tour du pot pour savoir ce que vous demandez au destinataire.. Cependant, fournissez des options au destinataire ou demandez-lui même des suggestions sur ce qu’il peut apporter. Cela les aide à se sentir comme une partie intégrante de l’événement et, qui sait, ils pourraient même vous surprendre avec quelques idées remarquables.
Garder en tete
Ne limitez pas vos demandes de parrainage à de l'argent ou à des produits. Les entreprises locales peuvent être disposées à contribuer de différentes manières, par exemple en proposant à des volontaires d’organiser votre collecte de fonds, en dépliant des tracts ou en faisant preuve de créativité, comme un café local qui nomme un café au lait à durée limitée en l'honneur du cause et donner une part des bénéfices.
De nombreuses entreprises établies consacrent une partie de leur budget à des opportunités de parrainage, mais vous pouvez leur faciliter la tâche en les aidant à éviter les conflits. Prévenez au moins quelques mois avant d'envoyer votre lettre de parrainage.
Si vous vous sentez encore un peu perdu dans les roseaux, de nombreuses universités et services, tels que Fundly ou Qgiv, proposent des modèles de lettre de parrainage en ligne, même s'ils ne correspondent pas à la demande de votre entreprise, ces exemples de lettre constituent un tremplin solide.
