Assembler un annuaire prend du temps et de l'argent. Par conséquent, de nombreux membres du personnel se tournent vers la publicité dans les entreprises, les collectes de fonds et les sponsors pour répondre à leurs besoins financiers. Les sponsors peuvent faire partie intégrante du financement d’un annuaire, mais c’est une bonne idée de commencer par rechercher des sponsors potentiels avant de les contacter pour demander un soutien financier. Les bons contacts peuvent être les parents des membres du personnel de l'annuaire, les membres du corps professoral et du personnel de l'école, ou des membres de la communauté tels que les propriétaires d'entreprise.
Planification précoce
Avant d'écrire, rencontrez le personnel et évaluez les besoins financiers. La plupart des membres du personnel se réunissent à la fin de l'été, avant le début de l'année scolaire, pour dresser une liste des besoins de financement. Par exemple, pensez au camp de l’annuaire, à la signature des événements ou aux tee-shirts du personnel. Tout cela coûte de l’argent, mis à part le coût réel de la publication de l’annuaire. Une fois que votre liste et votre budget sont en ordre, parcourez ou recherchez sur Internet les entreprises locales qui parrainent votre annuaire et vous apportent une aide financière. Le personnel peut envoyer des lettres aux parents de l’école et au personnel, mais c’est une bonne idée de garder les lettres de parrainage plus personnelles.
Salutations et introductions
Chaque grande lettre commence par une salutation polie et l’introduction de qui vous êtes. Si vous ciblez une entreprise spécifique, faites vos recherches et adressez la lettre au responsable ou au propriétaire de cette entreprise. Rendre le plus personnel possible est important lorsque vous demandez une aide financière ou un parrainage. Après les salutations, il est temps de vous présenter, de vous présenter le personnel de l’annuaire et de l’école que vous représentez. Vous ne voulez pas encore accéder à la demande; juste parler de qui vous êtes. C'est peut-être le bon moment pour mentionner votre rôle dans la communauté, les récompenses remportées par l'annuaire ou un thème possible du livre.
Intentions claires
Après les présentations, se rendre au but de la lettre. Dites-leur exactement ce dont vous avez besoin et ce que vous avez l'intention de faire avec cet argent. Vous pouvez suggérer des montants spécifiques pour un don, tels que 20 $, 50 $, 100 $ ou 200 $. Il est utile de mentionner les avantages de leur don, tels que les déductions fiscales et l'aide au personnel et à la communauté. Vous pouvez également indiquer comment vous comptez honorer leur don, par exemple en leur donnant une petite plaque à afficher ou en offrant de la place dans votre annuaire pour la publicité de leur entreprise.
Merci et suivi
Le dernier paragraphe de votre lettre doit fournir vos informations de contact, y compris le meilleur moment pour vous contacter. Inclure une ligne ou deux qui indique également le moment où vous prévoyez de les contacter si vous ne recevez pas de réponse.Selon votre personnel, vous pouvez choisir de les contacter par téléphone, par courrier électronique ou en personne, mais assurez-vous qu'ils savent quand et comment ils ne sont pas surpris. Enfin, remerciez-les pour leur temps et leur considération et mentionnez que vous appréciez ce qu’ils font pour votre communauté. Signez la lettre avec votre nom, suivi du nom du personnel et du nom de l’école juste sous votre signature, bien que certains membres du personnel estiment qu’il est plus personnel de faire signer la lettre à l’ensemble du groupe.
