Lorsque vous avez accepté votre poste, le service des ressources humaines ou votre superviseur ont discuté de votre emploi du temps et vous avez sans doute accepté les heures proposées. Au moment où vous avez accepté l'horaire, vous n'aviez probablement aucun moyen de savoir que votre situation changerait ou que vous ne seriez tout simplement pas en mesure de vous rendre au travail à l'heure convenue. Si vous avez toujours été en retard ou si votre situation personnelle exige que vous vous rendiez au travail plus tard, il est judicieux de demander par écrit à votre superviseur une heure de début ultérieure. Soumettre une demande écrite crée un enregistrement formel de votre demande dans le cas où votre demande est refusée ou si votre horaire change et que vous avez besoin d'une preuve.
Utilisez le format de lettre officiel pour la lettre de permission tardive
Puisqu'il s'agit d'une demande formelle, composez votre demande écrite dans le format de lettre commerciale approprié. La correspondance commerciale est généralement en bloc, ce qui signifie que les paragraphes s’affleurent dans la marge de gauche; ne pas indenter les paragraphes. La date de votre lettre, le nom et l'adresse du destinataire, la ligne d'objet, le corps et la salutation de clôture correspondent également à la marge de gauche. Votre objet doit inclure votre nom, votre poste et votre numéro d’employé s’il diffère de votre numéro de sécurité sociale. Pour des raisons de sécurité, n’incluez pas votre sécurité sociale dans une lettre susceptible d’arriver sur le bureau de quelqu'un qui n'a pas besoin de le savoir.. En outre, utilisez du papier blanc ou blanc cassé pour votre lettre, une police telle que Times New Roman ou Calibri, et inscrivez votre nom à l'encre avant de fournir des copies à votre superviseur et au service des ressources humaines.
Si votre bureau est en grande partie sans papier et communiqué par courrier électronique, vous pouvez plutôt préparer un courrier électronique entrant en retard au travail. Conservez la langue officielle ou préparez votre demande sous forme de lettre et joignez-la à un courrier électronique.
Directement énoncer votre demande
Au lieu que le lecteur ait besoin de scanner toute la lettre avant d’arriver à votre demande, indiquez-le dans le premier paragraphe de votre lettre. Par exemple, vous pourriez écrire: "Le 14 juin 2013, j'ai commencé à travailler au service des achats en tant qu'agent de premier niveau et, le 14 juin 2018, j'ai été promu agent principal des achats. Mon horaire de travail actuel est à partir de 8 heures. Cette lettre a pour objet de demander un changement d’horaire pour que mes heures deviennent 9 heures-18 heures."
Ne soyez pas en retard
Cadrez votre demande sur un ton positif et évitez d’employer le mot "en retard". Si vous demandez un changement d'horaire permanent, vous demandez des heures différentes et non la permission d'être en retard tous les jours. Et vous ne demandez pas à votre superviseur de réduire vos heures de travail du temps passé en retard au travail. Si votre demande concerne une période déterminée, indiquez-le en précisant: "Le but de cette lettre est de demander un changement d'horaire de sorte que, du 1er au 30 avril insérer l'année, mes heures passent de 9 heures à 18 heures".
Donner une raison honnête
Pour être honnête avec votre employeur, il est également bon d’agir si vous souhaitez venir une heure plus tard, car vous n’êtes pas du matin et que vous ne pouvez pas arriver à temps, vous voudrez peut-être reconsidérer votre décision. une base raisonnable pour votre demande. Mais si vous avez des obligations personnelles ou familiales qui pourraient être mieux remplies si vous disposiez de plus de temps pour aller au travail, indiquez-le. Vous n'avez pas besoin d'être trop personnel; Par exemple, aller chercher votre enfant à la garderie ou au covoiturage avec votre conjoint semble constituer une base raisonnable pour votre demande. Vous serez toutefois juge en fonction de votre relation avec votre superviseur ou votre responsable et déterminerez s'ils ont réellement besoin de connaître la raison précise pour laquelle vous souhaitez un changement d'horaire.
Faites que ça vaille la peine de l'employeur
Si votre demande est due à votre retard persistant et si vous pensez que venir une heure plus tard que votre horaire habituel vous aidera à vous rendre au travail à l'heure prévue, soyez franc sur les difficultés que vous rencontrez pour arriver à temps au travail. Suggérez que votre assiduité pourrait s'améliorer considérablement si vous aviez un horaire différent. C'est une façon de traiter un aspect de votre performance au travail et vous pouvez mentionner dans votre lettre que vous essayez d'être proactif pour améliorer votre performance en abordant le problème de l'assiduité. Par exemple, vous pourriez commencer par la phrase suivante: "Je pense que les nouvelles heures de travail auront les effets positifs suivants sur l’entreprise…"
Fournir des assurances
Vous ressentirez peut-être le besoin de rassurer votre superviseur sur le fait que les modifications apportées à votre horaire n'auront pas d'incidence négative sur les opérations du service ou sur votre capacité à gérer la charge de travail. Vous avez peut-être suivi les appels des clients que vous avez reçus et remarqué que presque tous vos clients appellent après 9 heures, vous pouvez ensuite ajouter à votre lettre que vous avez surveillé les pointes d'appels des clients et que le changement d'horaire peut être bénéfique pour l'organisation. Dans votre lettre, vous pouvez également indiquer que vous ne prévoyez aucun défi pour l'accomplissement de toutes les tâches qui vous sont assignées, ce qui vous donne une assurance supplémentaire que vous avez bien réfléchi et que le changement d'horaire ne posera pas problème.
Suivre
Le dernier paragraphe de votre lettre de retard au bureau devrait reformuler votre demande. Si le changement d’horaire est permanent, suggérez la date à laquelle vous souhaitez que le changement prenne effet. Demandez-lui s'il vous faut remplir d'autres documents pour mettre en œuvre le changement d'horaire. Cela incombe au service des ressources humaines ou à votre supérieur hiérarchique de vous donner une réponse, au moins en ce qui concerne les formalités administratives. En outre, lorsque cela est écrit, cela semble plus positif qu'une lettre laissant entendre que vous n'êtes pas sûr que la demande sera approuvée. Remerciez le département des ressources humaines et le superviseur pour leur considération et faites-leur savoir quand vous ferez un suivi pour obtenir l'approbation.
