La plupart des entreprises reçoivent régulièrement des stocks. L'inventaire fournit les ressources nécessaires pour créer de nouveaux produits pour les clients ou les produits finis à vendre directement aux clients. Les entreprises qui suivent un processus de réception de stock prédéterminé veillent à ce qu’elles sachent quels articles de stock entrent dans le stock et ne payent que pour ces articles. Un processus de réception des stocks précis contribue également à maintenir des niveaux de stocks précis.
Arrivée de l'expédition
La première étape lors de la réception des stocks se produit lorsque le camion arrive au quai de la société. Le personnel de l'entrepôt rencontre le chauffeur du camion et commence à décharger le camion. Les ouvriers de l'entrepôt déchargent l'inventaire du camion dans un endroit spécifié à l'intérieur de l'entrepôt. Les employés enregistrent la quantité de chaque article sur le document d'expédition. L'employé et le chauffeur du camion signent le document en vérifiant la quantité reçue.
Comparer les documents d'expédition
L'employé d'entrepôt compare plusieurs documents pour s'assurer que les quantités appropriées sont enregistrées. Ces documents comprennent le bon de commande original, le document d'expédition et un rapport de réception manuscrit. S'il existe des anomalies concernant les articles ou la quantité en stock, l'employé vérifie l'inventaire reçu et écrit manuellement la correction sur le document.
Inventaire du magasin
Après avoir vérifié les quantités reçues, les employés de l’entrepôt stockent l’inventaire sur les étagères de l’entrepôt. Chaque étagère d’entrepôt contient des marqueurs que la société utilise pour localiser les stocks en cas de besoin. Les employés de l'entrepôt écrivent les marqueurs d'entrepôt sur les documents pendant qu'ils stockent l'inventaire.
Entrer la quantité reçue dans le système
L’employé utilise les documents pour mettre à jour l’inventaire reçu dans le système d’inventaire de la société. Une fois connecté au système informatique de la société, l’employé entre chaque article reçu, la quantité exacte reçue et l’emplacement de l’entrepôt. Après avoir saisi tous les articles dans le système, l’employé imprime ce rapport de réception d’inventaire et l’ajoute au jeu actuel de documents. Elle transmet ce paquet au service des achats.
Discordances avec le fournisseur
Lorsque le service des achats reçoit les documents, il examine toutes les anomalies relevées par le magasinier. Le fournisseur envoie généralement une facture par courrier à l’acheteur, qui la compare aux documents. En cas de divergence entre la facture et les documents, le responsable des achats contacte le fournisseur et négocie le montant total dû. Une fois que l'agent est satisfait du montant à payer, il l'écrit sur la facture, approuve la facture et la transmet pour paiement.
